Seuls les membres du comité exécutif bénéficient aujourd’hui, dans l’entreprise, des services d’une assistante personnelle, les autres dirigeants devant souvent se contenter d’un secrétariat commun, quand celui-ci existe.
Comment expliquer cette évolution, sachant qu’une assistante, par son efficacité, contribue, quelle que soit sa place dans l’organisation, à la productivité de l’entreprise ?
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Il y a deux raisons à cela.
En premier lieu, le développement du numérique et des technologies associées – messagerie électronique, messagerie vocale, appareils mobiles, calendriers en ligne, etc – ont conféré un plus grand degré d’autonomie aux managers.
Par ailleurs, confrontées à la pression de réduction les coûts, les entreprises ont taillé dans leurs effectifs. Il n’est plus rare de voir les managers prendre à leur compte un grand nombre de tâches administratives, comme gérer leur agenda, organiser leurs déplacements, saisir leurs notes de frais, dactylographier leur correspondance, etc.
Pourtant chacun sait que le taux horaire d’un manager n’est pas celui d’une assistante.
Une assistante freelance, un office-manager freelance ou un consultant administratif indépendant, répondent aux besoins des structures qui souhaitent bénéficier d’un support immédiatement opérationnel, flexible, sans les contraintes et charges liées à l’embauche d’un collaborateur dédié.
C’est ainsi qu’une assistante indépendante peut s’investir, à distance ou sur site, auprès d’une entreprise dans les trois configurations suivantes.
1 – Auprès d’un manager
- qui éprouvent des difficultés à réaliser certaines tâches de support ;
- qui accumulent du retard dans la réalisation de certains travaux ou qui ne disposent pas de toute l’expertise requise pour en accomplir d’autres ;
- qui sont excédés de devoir se consacrer à des tâches de gestion administrative au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
2 – En appui d’une équipe ne disposant pas de secrétariat
Une télésecrétaire indépendante peut travailler au sein d’une équipe (marketing, RH, commerciale) pour accompagner celle-ci dans la réalisation de certaines tâches récurrentes, le suivi des tableaux de bord, la compilation d’informations et l’établissement de reportings, la rédaction des compte rendus de réunions, la saisie des notes de frais, etc.
3 – En soutien d’un secrétariat
