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Quelle place dans l’entreprise pour une assistante indépendante ?


Seuls les membres du comité exécutif bénéficient aujourd’hui, dans l’entreprise, des services d’une assistante personnelle, les autres dirigeants devant souvent se contenter d’un secrétariat commun, quand celui-ci existe.

Comment expliquer cette évolution, sachant qu’une assistante, par son efficacité, contribue, quelle que soit sa place dans l’organisation, à la productivité de l’entreprise ?

quelle place dans l'entreprise pour une assistante freelance

Il y a deux raisons à cela.

En premier lieu,  le  développement du numérique et des technologies associées – messagerie électronique,  messagerie vocale, appareils mobiles, calendriers en ligne, etc –  ont conféré un plus grand degré d’autonomie aux managers.  

Par  ailleurs, confrontées à la pression de réduction les coûts, les entreprises ont taillé dans leurs effectifs. Il n’est plus rare de voir  les managers prendre à leur compte un grand nombre de tâches administratives, comme gérer leur agenda, organiser leurs déplacements, saisir leurs  notes de frais, dactylographier leur correspondance, etc.  

Pourtant chacun sait que le taux horaire d’un manager n’est pas celui d’une assistante

Une assistante freelance, comme  un office-manager freelance ou un consultant administration indépendant, répondent aux besoins des structures qui souhaitent bénéficier d’un support administratif immédiatement opérationnel, flexible, sans les contraintes et charges liées à l’embauche d’un collaborateur dédié.

C’est ainsi qu’une assistante indépendante peut s’investir, à distance ou sur site, auprès d’une entreprise dans les trois configurations suivantes.

Assistante freelance Paris : les 3 configurations d'intervention en entreprise

1 – Auprès d’un manager

Les services de secrétariat freelance sont adaptés aux besoins des professionnels :
  • qui éprouvent des difficultés à réaliser certaines tâches de support ;
  • qui accumulent du retard dans la réalisation de certains travaux ou qui ne disposent pas de toute l’expertise requise pour en accomplir d’autres  ;
  • qui  sont excédés de devoir se consacrer à des tâches de gestion administrative au lieu de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Une secrétaire indépendante pourra, entre autres, réserver les billets d’avion, l’hôtel et les taxis. Elle pourra aussi confirmer les rendez-vous et réserver les salles de réunions. 

2 – En appui d’une équipe ne disposant pas de secrétariat  

Une télésecrétaire indépendante peut travailler au sein d’une équipe (marketing, RH, commerciale) pour accompagner celle-ci dans la réalisation de certaines tâches récurrentes,  le suivi des tableaux de bord, la compilation d’informations et l’établissement de reportings, la rédaction et saisie des compte-rendus de réunion, la saisie des notes de frais, etc.

3 – En soutien d’un secrétariat 

Un secrétariat de département peut avoir besoin des services d’une assistante freelance pour l’épauler dans la préparation de présentations Powerpoint en vue d’une réunion importante, pour effectuer la saisie de données, pour l’assister dans la préparation d’un évènement, pour mettre forme de documents, etc.

Quelle que soit la configuration dans laquelle elle intervient, une assistante indépendante s’investit sur la base d’un contrat commercial,  permettant ainsi aux entreprises d’optimiser leur fonctionnement tout en disposant d’un moyen souple et économique de gestion des compétences.


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