Vous avez choisi de vous investir pour une cause portée par une association relevant de la loi de 1901, et vous consacrez ainsi chaque semaine une partie de votre temps comme administrateur au sein du conseil d’administration. C’est tout à votre honneur !
La gestion d’une association peut se révéler extrêmement complexe et exigeante. Les défis varient, bien sûr, en fonction de la taille de la structure et de ses objectifs mais les plus courants concernent, sans trop se tromper, la gestion des adhérents et des bénévoles, la préparation et le suivi des assemblées générales, la relation avec les fournisseurs et les partenaires, ainsi que, le cas échéant, la gestion des salariés et la mise en place de politiques internes en matière de santé, sécurité et bien-être au travail
Les administrateurs d’une association ont souvent plusieurs activités, dont certaines sont salariées. Aussi l’administrateur en charge du secrétariat peut-il se trouver rapidement submergé par les tâches à accomplir et, dans cette situation, souhaiter bénéficier d’un accompagnement par une assistante freelance spécialisée dans les services aux associations.
Les avantages à attendre d’une collaboration avec une assistante indépendante sont multiples. La réussite de la collaboration repose, entre autres, sur la communication et votre capacité à recruter le bon professionnel pour votre structure.
1- Avantages de recruter une assistante freelance pour votre association
#1 – Gagner en flexibilité
Une assistante freelance s’adapte à vos besoins, formalisés par un cahier des charges, qu’ils soient ponctuels ou récurrents. Elle sait travailler à distance, ce qui présente un grand avantage pour les associations ne disposant pas de bureaux ou dont les administrateurs sont disséminés sur tout le territoire national.
#2 – Bénéficier de nouvelles compétences et expertises
Professionnels très organisés et autonomes, les assistants indépendants sont souvent très polyvalents et capables de gérer plusieurs tâches à la fois, en veillant au respect des délais. Par ailleurs, ils peuvent vous apporter une perspective nouvelle et innovante dans plusieurs domaines, qu’il s’agisse de la gestion des adhésions, la planification et la préparation des événements, la rédaction des comptes rendus des réunions des conseils d’administration, la gestion de base de données ou la gestion des archives…
#3- Gagner en productivité
Le recrutement d’une assistant freelance spécialisée dans les services aux associations vous permet de profiter d’un professionnel immédiatement opérationnel, sans les soucis relatifs aux formalités administratives liées à l’embauche d’un nouvel employé, ni des coûts supplémentaires tels que les avantages sociaux et les frais de bureau. Votre assistante freelance vous aide à mener à bien vos projets plus rapidement et vous permet de libérer du temps et des ressources précieuses pour vous concentrer sur les activités stratégiques de votre association.
2- La communication avec votre assistante indépendante
La communication est essentielle pour une collaboration efficace avec votre assistante externalisée, d’autant plus quant elle travaille à distance. Il est important de définir, dès le départ de la collaboration, des canaux de communication clairs, que ce soit par e-mail, par téléphone ou par le biais d’outils de travail collaboratifs.
Par ailleurs, n’oubliez pas de définir, au travers d’un cahier des charges, des attentes claires en termes de délais, résultats et disponibilités. En encourageant une communication ouverte et régulière, vous pourrez suivre la progression et la bonne exécution des travaux, favoriser un environnement de travail positif et une relation de confiance mutuelle.
3- Comment recruter une assistante freelance spécialisée dans les services aux associations
La réalisation de diverses prestations de soutien administratif auprès d’une association nécessite le recrutement d’experts dans le domaine. En effet, il n’apparaît pas pertinent de s’adjoindre les services de débutants ou de personnes peu expérimentées, qui risqueraient de vous mettre en difficulté, plus que de vous aider.
Par ailleurs, avant même de solliciter un devis auprès un prestataire de secretariat et gestion administrative, il est important pour l’association de valider en interne le cahier des charges et s’assurer que les tâches qu’elle prévoit de déléguer relèvent bien d’une assistante indépendante. Par exemple, la gestion de la trésorerie et de la comptabilité ne sera pas de son ressort.
Puis, le moment sera venu de prendre contact auprès quelques prestataires, sur la base de recommandations de personnes de votre réseau, en faisant une recherche sur Internet ou bien contactant directement Optim Office !
Vous pourrez ainsi organiser un premier échange par téléphone ou en visio avec l’assistante indépendante, au cours duquel vous vérifierez notamment que :
- son parcours et son expérience se trouvent en adéquation avec vos besoins,
- ses modalités d’intervention répondent à votre fonctionnement,
- son offre et ses conditions de vente répondent à votre budget,
- les outils utilisés pour communiquer avec vous sont compatibles avec les vôtres.
Si votre besoin porte sur un accompagnement dans la durée, il sera prudent, dans un premier temps, de s’engager sur une offre de prestations sur quelques semaines, à titre de test, avant de faire un premier retour d’expérience.
Le recrutement d’une assistante freelance revêt une enjeu important car il concerne le secrétariat de votre association, rouage essentiel sans lequel rien ne fonctionne.
Depuis 2010, Optim Office apporte aux associations des solutions de soutien personnalisées. Installés depuis mars 2023 dans le beau département du Var, à Toulon, nous intervenons à distance et ponctuellement sur site, notamment lors des événements comme les AG, pour nos clients, quelle que soit leur localisation géographique.
