La politique tarifaire d’un prestataire de service administratif traduit le contexte dans lequel il opère ainsi que les charges auxquelles il est assujetti et le niveau de qualité qu’il délivre.
Récemment, dans le cadre d’une mission pour un client avec lequel je collabore depuis plus de 10 ans, j’ai formulé des demandes de devis auprès d’assistantes freelance, dans la perspective de la réalisation d’une prestation ponctuelle ne présentant aucune complexité particulière, ni technicité poussée, qui consiste à assister un collaborateur dans l’accueil de participants à une manifestation. Dans les propositions commerciales reçues, une m’a particulièrement interpelée, qui présentait des honoraires extrêmemement élevés (quasiment le double de ceux pratiqués par le marché en France).
Les prestataires de service administratif sont libres de pratiquer les tarifs qu’ils souhaitent. Toutefois l’application de tarif sans lien réel avec le coût du travail sur le marché français peut exposer à des risques. S’ils sont trop élevés , le client déclinera l’offre. S’ils sont trop bas, voire alignés sur ceux de pays émergents ou en voie de développement, le prestataire de service ne parviendra pas à dégager la moindre marge et fortiori pérenniser son activité. Par ailleurs, il pourra apparaître comme générant volontairement une situation de concurrence déloyale.
Qu’est-ce qu’une prestation de service administratif
Une prestatation de service administratif peut être définie comme une mission réalisée par un professionnel, qu’il s’agisse d’un(e) assistant(e) libérale, d’un office-manager indépendant ou d’un freelance spécialisé dans la rédaction de PV de réunions, pour le compte d’un client.
Le choix de transformer des coûts fixes en coûts variables et d’acquérir une plus grande flexibilité opérationnelle justifie souvent le recours à l’externalisation de prestations de service administratif.
Les missions qui peuvent externaliser à un prestataire externe sont très variés. Quelques illustrations :
- secrétariat : traitement du courrier « arrivée » et « départ », mise en forme de présentations Powerpoint, gestion du classement et de l’archivage des documents, gestion d’agenda, saisie de données…
- office-management : administration des ventes et des achats, gestion de la relation avec les fournisseurs, organisation d’assemblées générales, séminaires,…)
- retranscription écrite d’enregistrement audio
- rédaction de PV de réunions
- gestion de dossiers administratifs spécifiques (séances de formation)
Le prestataire de service administratif, qui intervient pour son client sur la base d’un contrat commercial, émettra un devis encadrant la mission puis une ou plusieurs factures, selon les dispositions agréées par les parties.
Le tarif horaire d’une prestation de service administratif
Ce tarif doit être en adéquation avec :
- le lieu d’intervention (les freelance exerçant dans les métropoles où le coût de la vie est plus élevé ne pratiqueront pas, à compétences égales, les mêmes tarifs que ceux installés dans des villes moyennes) ;
- le niveau de compétences et de savoir-faire ;
- l’urgence des travaux ;
- le volume des travaux ;
- les modalités de réalisation de la mission (sur site ou à distance).
En France métropolitaine, le tarif horaire sur site d’une prestation de service administratif se situe dans une fourchette comprise entre 30-60 euros HT, auquel il convient d’ajouter les frais de déplacement. A distance, ces derniers ne s’appliquent de facto pas.
Le tarif horaire, un critère parmi d’autres dans le choix d’un prestataire de service administratif
Il est important d’insister sur le fait que le tarif ne constitue par le seul critère entrant dans la décision d’un professionnel de choisir un prestataire au détriment d’un autre. En effet, la réussite de la collaboration ne ne repose pas uniquement sur le prix mais dépend aussi de la capacité du premier à recruter le profil répondant à ses besoins et attentes.
Dans ce contexte, il est conseillé à tous ceux qui souhaitent s’engager dans un processus d’externalisation de travaux de support administratif de veiller à :
- formaliser clairement leurs besoins avant de solliciter un devis auprès d’un ou plusieurs prestataires
- s’assurer de l’adéquation entre leurs besoins et la formation et l’expérience du prestataire envisagé
- se poser les bonnes questions avant d’externaliser des travaux de support administratif ;
- connaître les missions similaires à celles qu’ils souhaitent lui confier, sur lesquelles il aurait déjà travaillé ;
- connaître les références du prestataire.
Prêts à externaliser en 2024 des missions à un prestataire de service administratif ?
