L’externalisation, auprès d’une assistante extérieure à l’entreprise, de certains travaux de support est assimilable à l’adoption d’un nouveau processus. Elle requiert, en tout premier lieu, que le client formalise clairement et précisément ses objectifs et attentes (nature des besoins, volume, expertise requise, …).
Une assistante freelance apporte aux professionnels des solutions immédiatement opérationnelles, en matière de gestion administrative, support web-marketing, d’actions commerciales et de secrétariat, sur site ou à distance (télésecrétaire). Elle propose une offre de services qu’elle est en mesure de personnaliser à chaque client.
Dans cette optique, l’analyse précise des prestations demandées constitue un pré-requis à l’élaboration d’un devis personnalisé. Ce travail préparatoire d’analyse répond à deux objectifs :
- compléter la demande initiale d’intervention du prospect/client formulée dans 3/4 des cas par courriels (cf. illustrations ci-dessous) ;
- permettre l’élaboration d’un devis clair et précis concernant les travaux attendus dans des délais arrêtés en commun.
Merci de m’adresser un devis portant sur la mise à disposition d’une assistante 8 h par semaine pour des tâches administratives ?
En l’espèce, nous avons besoin de connaître la nature des tâches administratives que vous souhaitez externaliser.
S’agit-il de l’administration des ventes (saisie des devis, factures, relance des paiements), la préparation de vos sessions de formation, la mise en forme et l’envoi d’invitations dans le cadre de l’organisation d’une manifestation ?
Pourriez-vous nous transmettre un devis
pour la rédaction d’articles ?
Le critère primordial de la rémunération d’une assistante / consultante / office-manager indépendante est le temps.
Celui qui est nécessaire pour rédiger un article dépend d’une multitude de paramètres, au nombre desquels la longueur de l’article, la complexité du sujet traité, le temps éventuellement indispensable pour la recherche documentaire, les besoins spécifiques du client et son implication dans le projet.
C’est pourquoi Optim Office vous contacte dès réception de votre demande d’intervention afin de préciser, avec le maximum de détails, votre projet. Dans les heures qui suivent cet échange, vous recevez un devis détaillé décrivant, chiffrant et encadrant les prestations qu’elle propose de développer pour répondre à vos besoins.
Le respect des étapes jalonnant cette collaboration (demande d’intervention – définition du projet – approbation du devis – réalisation des travaux – facturation) contribue à la réussite des projets dont vous nous confiez la réalisation.
