Dernière mise à jour : 15/08/2026
La transparence constitue l’un des principes de fonctionnement d’Optim Office. Cette page rassemble les informations relatives aux mentions légales du site, à la protection des données personnelles et à l’utilisation de l’intelligence artificielle dans le cadre de nos activités.
Editeur du site
Optim Office
9 rue d’Antrechaus
83000 Toulon (France)
Tel : +33 (0)9 51 91 39 01
Eurl au capital de 1 000 euros
RCS Toulon – SIRET : 75318822600025 – APE: 6312Z
N° de TVA intracommunautaire (NII) : FR33753188226
Développement et hébergement du site
Le site Optim Office est développé avec le logiciel libre WordPress.
Thème graphique original développé par ThemeForest
Crédits images : Fotolia, Adobe, Morguefile et Unsplash
Directrice de publication et Webmaster : Sylvie Guiziou
Hébergement : Monarobase
La Vincendière, 28330 Les Étilleux
Tél. : 0033 (0)9 72 21 22 90
Protection des données personnelles collectées
Optim Office traite les données personnelles dans le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés modifiée.
Pour les données collectées et traitées par Optim Office pour ses propres besoins, Optim Office – EURL agit en qualité de responsable de traitement. La gérante, Sylvie Guiziou, représente la société.
Traitements réalisés pour le compte des clients :
Optim Office peut également traiter des données personnelles pour le compte de ses clients, notamment dans le cadre de prestations de développement commercial ou de rédaction de comptes rendus et procès-verbaux. Dans ces situations, le client détermine les finalités du traitement et agit en qualité de responsable de traitement. Optim Office intervient en qualité de sous-traitant et traite les données conformément aux instructions du client et aux engagements contractuels applicables.
Finalités du traitement :
Les données personnelles traitées par Optim Office pour ses propres besoins sont utilisées, selon les situations, pour :
- répondre aux demandes de contact, de renseignements ou de devis ;
- gérer et qualifier les prospects et assurer le suivi des échanges commerciaux ;
- réaliser les actions de prospection B2B d’Optim Office ;
- gérer la relation contractuelle avec les clients et assurer le suivi des prestations ;
- établir les devis et factures, gérer les règlements et assurer le suivi comptable ;
- gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires ;
- publier les références et témoignages pour lesquels un accord a été obtenu ;
- assurer le fonctionnement du site et mesurer son audience, sous réserve du consentement requis pour les cookies et traceurs concernés.
Base légale du traitement :
Les traitements de données réalisés par Optim Office reposent, selon leur finalité, sur :
- l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour les demandes de devis, la gestion des clients et l’exécution des prestations ;
- l’intérêt légitime d’Optim Office, notamment pour la prospection commerciale B2B et la gestion des relations avec les interlocuteurs professionnels ;
- le respect des obligations légales, notamment en matière de facturation, de comptabilité et de fiscalité ;
- le consentement lorsqu’il est requis, notamment pour les cookies et traceurs concernés ainsi que pour la publication de témoignages nominatifs.
Campagnes de prospection commerciale B2B :
Dans le cadre de ses prestations de développement commercial B2B, Optim Office peut traiter des données personnelles pour le compte de ses clients afin de préparer et conduire des campagnes de prospection auprès d’entreprises et d’interlocuteurs professionnels.
Les entreprises, segments et fonctions ciblés sont généralement définis conjointement avec le client. Optim Office constitue les fichiers de prospection à partir de sources professionnelles, notamment les sites internet des entreprises, LinkedIn et des bases professionnelles spécialisées.
Les données sont utilisées exclusivement dans le cadre des missions confiées. Optim Office veille à la confidentialité des informations, à la limitation des accès et à la prise en compte des demandes d’opposition à la prospection. Lorsque la mission le nécessite, une prestataire de phoning peut intervenir en qualité de sous-traitante ultérieure dans un cadre contractuel définissant ses obligations en matière de protection des données.
Toute personne contactée peut s’opposer à la poursuite des sollicitations. Cette opposition est enregistrée afin d’éviter toute nouvelle sollicitation dans le cadre de la campagne concernée.
Cookies :
Le site utilise Google Analytics afin de mesurer son audience. Les cookies et traceurs de mesure d’audience nécessitant un consentement ne sont déposés qu’après acceptation de l’utilisateur.
Lors de la première visite, un bandeau permet d’accepter ou de refuser les cookies concernés. Le choix peut être modifié ultérieurement à tout moment grâce au lien « Gestion des cookies » disponible dans le pied de page du site.
Durée de conservation :
Les durées de conservation varient selon la nature et la finalité des données traitées :
- Prospects Optim Office : les données de prospection sont conservées pendant 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect. Les informations strictement nécessaires au respect d’une opposition à la prospection sont conservées afin d’éviter une nouvelle sollicitation.
- Demandes reçues via le site : lorsqu’une demande devient un prospect ou un client, les données suivent les durées applicables à la relation correspondante. Les demandes ponctuelles sans suite sont supprimées lorsqu’elles ne présentent plus d’utilité.
- Clients Optim Office : les données sont conservées pendant la relation contractuelle, puis seules les informations nécessaires au respect des obligations légales ou à l’exercice et à la défense des droits sont archivées pendant les durées applicables.
- Données traitées pour le compte des clients : elles sont conservées pendant la durée nécessaire à l’exécution de la mission et conformément aux instructions du client. À la fin de la mission, les données sont restituées ou supprimées selon les modalités convenues. Les informations nécessaires au respect des oppositions à la prospection font l’objet d’un traitement spécifique.
- Comptabilité : les factures et pièces justificatives comptables sont conservées pendant 10 ans conformément aux obligations applicables.
Droit des personnes :
Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), toute personne concernée peut, selon la nature du traitement et la base juridique applicable, exercer les droits suivants concernant ses données personnelles :
- droit d’accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l’effacement, dans les conditions prévues par la réglementation ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit à la portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
- droit d’opposition.
Les personnes contactées dans le cadre d’une campagne de prospection commerciale B2B peuvent s’opposer à tout moment à la poursuite des sollicitations, notamment en répondant au courrier électronique reçu ou par tout autre moyen permettant d’exprimer clairement leur demande.
Les demandes relatives à l’exercice des droits peuvent être adressées par courrier électronique à : contact[@]optimoffice.fr.
Lorsqu’Optim Office traite des données pour le compte d’un client en qualité de sous-traitant, la demande peut être transmise au client concerné, responsable du traitement, afin qu’elle soit traitée conformément à ses instructions.
Toute personne concernée dispose également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) : www.cnil.fr.
Nos engagements
Optim Office met en œuvre des mesures organisationnelles et techniques adaptées afin de préserver la confidentialité des données personnelles traitées, de limiter leur accès aux seules personnes autorisées, de respecter les demandes d’opposition et d’appliquer les règles de conservation et de suppression définies selon la nature des traitements.
Lorsque des données sont traitées pour le compte d’un client, Optim Office agit conformément aux instructions de celui-ci et aux engagements contractuels applicables.
Responsabilité
Optim Office veille à l’exactitude et à la mise à jour des informations publiées sur ce site. Toutefois, ces informations sont fournies à titre général et peuvent évoluer.
Optim Office ne peut être tenue responsable des interruptions ou dysfonctionnements du site résultant notamment du réseau Internet, des équipements de l’utilisateur, d’interventions de tiers ou d’événements indépendants de sa volonté.
Utilisation de l’intelligence artificielle
Dans le cadre de ses activités, Optim Office peut utiliser des outils d’intelligence artificielle afin d’assister certaines tâches de recherche, d’analyse, de structuration, de rédaction ou d’optimisation de contenus et de documents.
Ces outils constituent une aide au travail et ne se substituent pas à l’intervention humaine. Les productions utilisées dans un cadre professionnel font l’objet d’une vérification et, lorsque nécessaire, d’une adaptation avant leur utilisation ou leur diffusion.
Optim Office veille à limiter les données transmises à ces outils et à ne pas leur communiquer de données confidentielles, sensibles ou directement identifiantes concernant ses clients lorsque leur utilisation ne le nécessite pas.
L’utilisation de ces outils s’inscrit dans le respect des règles applicables en matière de protection des données personnelles et, lorsque les usages concernés entrent dans son champ d’application, du règlement européen sur l’intelligence artificielle (AI Act).