L’assemblée générale (AG) constitue pour une association un rendez-vous très important qui réunit les adhérents, invités à se prononcer sur le fonctionnement et la stratégie de la structure. L’organisation de tels événements demande une planification rigoureuse comme une préparation minutieuse. Elle engage beaucoup de travail qui peut justifier le recours à un prestataire externe. Et c’est là qu’Optim Office intervient !
Distinction entre AGO et AGE
Une assemblée générale ordinaire (AGO) est convoquée en général une fois par an.
Les statuts de l’association prévoient les modalités de son organisation, notamment les formalités de convocation et le mode de vote.
Par ailleurs, une assemblée générale peut être convoquée pour prendre des décisions exceptionnelle – on parle alors d’AGE – telles que la modification des statuts ou la dissolution de l’association.
Etapes de l’organisation d’une AG
Formuler de demandes de devis (réservation de l’espace, traiteur…)
Une fois la date et le lieu de l’AG arrêtés par le conseil d’administration de l’association, les démarches de recherche de prestataires (salles, traiteurs, hébergement, cadeaux….) peuvent commencer. Les devis reçus seront soumis à la validation soit du CA, soit du président ou du trésorier si le montant n’excède pas une certaine somme définie dans les statuts ou le réglement intérieur de l’association.
Il s’agira ensuite d’assurer l’interface avec les fournisseurs et leur transmettre les éléments d’information dont ils auront besoin pour mener à bien leur prestation.
Informer des adhérents de la date et du lieu
Une fois ces premières démarches entamées, il est opportun d’informer les adhérents, avant même l’envoi de la convocation à l’AG, de la date et du lieu retenus de sorte qu’ils puissent réserver l’événement dans leur agenda.
Le nombre d’adhérents présents à l’AG est un enjeu car un quorum est requis pour que les décisions prises soient entérinées. Plus tôt ils sont informés, mieux vous maximiserz les chances qu’ils seront disponibles à la date retenue.
Invitation d’intervenants extérieurs
En fonction de l’ordre du jour défini par le conseil d’administration, des intervenants extérieurs peuvent être conviés à participer à l’AG sur un thème retenu. Il conviendra dans ce cas de lancer les invitations et préparer leur venue.
Préparation et envoi de la convocation
L’envoi aux adhérents de la convocation à l’AG revêt un caractère obligatoire. Il intervient dans les délais définis par les statuts de l’association. Le document comprend les informations utiles sur le lieu et l’heure de la manifestation ainsi que l’ordre du jour de celle-ci ( (rapport moral, rapport financier, budget prévisionnel, barême des cotisations, élection des membres du CA, changement de statuts…)
Préparation des élections
Des élections sont organisées, à une fréquence et selon les modalités déterminées par les statuts, pour renouveler le conseil d’administration. Cela peut inclure un vote à main levée, un vote à bulletin secret ou un vote électronique.
Préparation des supports de présentation
Plusieurs documents sont à établir dans le cadre d’une AG, en premier lieu la présentation qui sera diffusée aux adhérents le jour J. Une copie de celle-ci sera transmise à la préfecture dans le dossier post-AG accompagnée du CERFA, du PV de l’AG, du PV de vote et divers autres documents demandés par celle-ci.
Participer à l’AG
Nos clients du milieu associatif peuvent avoir également besoin de nos services pour assurer diverses prestations de support le jour de l’événement.
Rendre compte au conseil d’administration de l’avancée des travaux
Tout au long de la préparation de l’AG, qui s’étend souvent sur plusieurs mois, il est important d’informer le conseil d’administration des travaux réalisés et ceux restant à accomplir, dont certains relèvent parfois de lui. il s’agit donc d’inscrire l’ordre du jour des réunions qu’il organise les points réalisés et les questions qui nécessitent une réponse ou une décision de sa part.
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