A l’instar des entreprises et des indépendants, les associations à but non lucratif peuvent solliciter les services d’une office-manager freelance et lui confier, sous l’autorité du secrétaire général ou du bureau, un ensemble de prestations, à hauteur de quelques jours par mois, qui sont encadrées par un contrat commercial.
La France compte près de 1,5 million d’associations actives au sein desquelles 23 % des Français consacrent un peu de leur temps. Parmi ceux-ci, les plus de 65 ans sont de moins en moins présents contrairement aux moins de 34 ans. « Ce rajeunissement relatif des bénévoles ne poserait pas de souci en soi, sauf que les jeunes qui prennent le relais se montrent moins disponibles au fur et à mesure qu’ils bâtissent leur vie de famille ou professionnelle. » Les Echos
Les raisons d’externaliser des travaux d’office-management et de secrétariat à un prestataire externe sont multiples. A ce titre, je vous invite à lire l’article du blog intitulé « Associations : pourquoi intégrer les services d’une secrétaire freelance. »
Compétences à détenir pour répondre aux cahiers des charges des associations
La délivrance de prestations pour les structures associatives requiert des compétences solides dans divers domaines. Parmi les principales, citons
- la communication (orale et écrite), notamment la capacité à prendre rapidement des notes en réunion, à synthétiser l’information et rédiger les comptes-rendus ;
- le pilotage de projets, dont l’organisation des assemblées générales
- la gestion administrative et le secrétariat
- le marketing (mise en forme et envoi de newsletters)
- la bureautique et Internet.
Prester pour une association nécessite aussi un très bon sens de l’initiative, de l’autonomie, de l’organisation et la planification du travail, de la rigueur et de la méthode ainsi que la capacité de travailler en équipe.
Le rôle d’un office-manager freelance dans l’efficacité d’une association
Le secrétariat est l’épine dorsale de toute association régis par la loi de 1901. Il joue un rôle crucial puisqu’il prépare les conseils d’administration et les assemblées générales, prend en charge les adhésions, traite le courrier entrant et sortant, gère l’archivage des documents, répond aux demandes formulées par les adhérents, etc.
Pour atteindre les objectifs et maximiser la productivité, une aide externe peut se révéler utile.
Un office-manager freelance a le pouvoir de transformer le secrétariat d’une association en organisation hautement efficace. Vous pouvez lui demander de :
- rationaliser les processus existants et identifier :
- les goulets d’étranglement, les tâches redondantes ou inutiles, les inefficacités qui entravent la productivité,
- les domaines dans lesquels des améliorations peuvent être apportées,
- coordonner les activités, mettre un place un système de suivi des actions,
- mettre en place des canaux de communications clairs et efficaces par l’utilisation notamment d’outils collaboratifs,
- automatiser les tâches administratives.
Quelles prestations externaliser à un office-managers freelance
Le recours aux services d’un professionnel indépendant s’inscrit dans un processus qui débute par la rédaction d’un cahier des charges, qui présente l’association, ses besoins, ses moyens et les objectifs
La liste ci-dessous donne les prestations les plus demandées auprès d’Optim Office par les associations :
- Élaboration et diffusion des calendriers prévisionnels des réunions
- Planification et préparation des réunions
- Rédaction de comptes rendus de réunion et suivi des décisions
- Suivi administratif et gestion des devis et factures
- Gestion des adhésions (établissement des attestations d’adhésion et factures, MAJ de la base adhérents)
- Archivage et traçabilité des actions et productions de l’association
- Saisie, mise en forme, enregistrement, diffusion et archivage du courrier
- Gestion d’une ou plusieurs boîtes de messagerie ((enregistrement, tri, réponses, diffusion, archivage…)
- Organisation des assemblées générales (AG)
-
- Elaboration du retroplanning et suivi des actions
- Recherche de prestations (salle, traiteurs…)
- Préparation et diffusion de la convocation
- Enregistrement de la participation
- Constitution du dossier post AG et diffusion à la préfecture
- Archivage électronique des documents
Vous souhaitez faire passer le fonctionnement de votre association à un niveau supérieur ? Contactez- nous dès maintenant pour savoir comment nous pourrions vous aider !
