Bien gagner sa vie en délivrant à distance, de la maison ou d’un lieu tiers, des services d’office-manager freelance, est-ce possible ? Beaucoup se posent encore aujourd’hui cette question et hésitent à se lancer. Dans cet article, nous vous donnons quelques clés pour prospérer en tant qu’office manager indépendant, peu importe où vous vous trouviez géographiquement.
Au-delà des compétences et du savoir-faire indispensables à l’exercice d’un métier freelance, un des aspects les plus importants du travail à distance est l’instauration d’une communication claire avec les personnes pour lesquelles vous prestez. En effet, il est essentiel de maintenir un canal de communication ouvert avec les clients et les prestataires et utiliser des outils technologiques appropriés pour faciliter la collaboration et le partage d’informations.
Pour éviter toutes mauvaises surprises, les modalités de communication d’Optim Office avec ses clients sont détaillées dans le contrat de prestations. Ainsi les parties savent à l’avance à quoi s’attendre. Il convient d’insister sur le fait qu’une communication ouverte ne veut pas dire une disponibilité qui serait celle d’une personne employée à plein temps. En effet, une entreprise qui achète une prestation à hauteur de quelques heures par mois n’attend pas de votre part une réactivité immédiate. En revanche, elle doit savoir que vous avez bien pris en compte son besoin et l’échéance à laquelle vous serez en mesure de le traiter.
Un autre élément qui apparaît crucial pour réussir en tant qu’office manager freelance à distance est la mise en place d’une routine structurée et donc savoir fixer des objectifs quotidiens, définir des plages de travail et prendre des pauses régulières pour rester productif et motivé.
La gestion de projets à distance, que ce soit pour des entreprises, des associations ou des organismes publics, s’apprend. Pour ma part, j’utilise un agenda spécifique en ligne sur lesquels je réserve des plages horaires pour les projets en cours. En outre, j’ai recours, depuis une dizaine d’années, à Basecamp, outil de gestion de projet qui me convient parfaitement, auquel j’associe les personnes qui y travaillent.
Un autre aspect important du travail à distance est celui de rendre compte régulièrement à vos clients de l’avancées des travaux et d’appeler leur attention sur des problèmes éventuels rencontrés.
En adoptant ces stratégies, vous serez en mesure de devenir un office manager performant, même en travaillant depuis chez vous.
Le rôle d’un office manager freelance à distance
Un(e) office manager freelance a le pouvoir de transformer le secrétariat d’une association en organisation hautement efficace.
Il/Elle réalise un certain nombre de travaux auprès de dirigeants d’entreprises confrontés aux problématiques suivantes :
- j’ai trop de travail et pas assez de temps pour tout faire,
- je consacre trop de temps aux travaux d’exécution,
- je n’ai aucune appétence à réaliser certains travaux,
- je m’interroge sur mon organisation et la pertinence de tout faire moi-même,
- je souhaite mieux concilier ma vie personnelle et ma vie professionnelle;
Les tâches sont innombrables qui peuvent être externalisées à un prestataire à distance délivrant des services d’office-management.
A titre d’illustration, Optim Office délivre à distance et ponctuellement sur site les prestations suivantes :
- Administration des ventes (facturation, relances, suivi des encaissements, rapprochement bancaire)
- Administration des achats et des relations avec les prestataires (émission des contrats, prise en compte des factures, suivi des paiements…)
- Gestion de projets : organisation d’un événement, d’un séminaire, d’une AG, d’un déménagement, d’une campagne de prospection commerciale (prise de rdv qualifiés BtoB)
- Gestion des adhérents (associations)
La transition vers le travail à distance en tant qu’office manager
Il est important de connaître les avantages et les défis potentiels liés au travail à distance. Le fait de délivrer des prestations de son domicile permet de profiter d’une plus grande flexibilité (en particulier si vous vivez dans une métropole avec des temps de transports importants). Il permet aussi de mieux concilier la vie professionnelle avec la vie personnelle. Toutefois, il implique des challenges, à ne pas mésestimer, tels que notamment la nécessité de trouver de nouveaux clients en prospectant et la gestion d’une équipe virtuelle.
L’organisation est clé pour travailler à distance. Il est impératif de créer un environnement de travail productif qui vous permettra de vous concentrer sans distraction. En tant que salariée, je vouais une aversion à l’open space car le bruit de fond nuisait à ma concentration. Je préfère le calme d’un bureau, plus propice à la productivité.
Au-delà de l’environnement, assurez-vous d’avoir une connexion Internet fiable et les outils nécessaires pour mener à bien vos tâches et atteindre vos objectifs.
Gérer des équipes virtuelles
En tant que prestataire proposant des services d’office-management, vous serez peut-être conduit à gérer des équipes virtuelles. Dans ce cadre, il est indispensable d’établir des attentes claires et fournir des instructions détaillées sur les tâches et les responsabilités de chacun. Assurez-vous de rester en contact régulier avec votre équipe et fournir un soutien et des encouragements lorsque cela est nécessaire.
Le travail à distance doit respecter un cadre précis et sans ambiguïté dans le temps.
Par ailleurs, il est essentiel de savoir-faire confiance et apprendre à ne pas tout contrôler.
N’abusez pas du téléphone. Lorsqu’il est au bureau, vous n’allez déranger votre collaborateur toutes les cinq minutes. En télétravail, c’est la même chose. Il s’agit de trouver une façon efficace de communiquer sans polluer l’autre.
Exploiter les technologies pour gagner en efficacité
La technologie joue un rôle essentiel dans la gestion d’un bureau à distance. Utilisez des outils de gestion de projet en ligne pour suivre les tâches et les projets. Utilisez des outils de collaboration pour faciliter le partage d’informations et la communication au sein de l’équipe. Assurez-vous d’être à jour avec les dernières tendances technologiques et de rechercher des solutions qui peuvent améliorer votre efficacité et celle de votre équipe.
Quelques outils :
- réunions et les réunions en ligne (Google Meet, Teams, Webex, Zoom…)
- gestion de projets (Basecamp, Asana, Trello…)
- relations clients (Hubspot, PipeDrive, Sellsy, SalesForce…)
- gestion de la comptabilité (Quickbooks, Freshbooks, Sellsy…)
- recrutement et l’onboarding (Welcome to the jungle)
- partage de documents (Office 365, Google Drive, Dropbox,…)
- signature des documents (YouSign, Docusign, HelloSign…)
- newsletters (Mailchimp, SendInBlue, Mailjet, Mailerlite…)
- sondages (Google Forms, Survey Monkeys…)
- graphisme (Canva).
Gestion du temps et conseils d’organisation pour les office-manager freelance à distance
La gestion du temps et de l’organisation est cruciale pour pérenniser son activité en délivrant des services d’office-management à distance. Comme évoqué plus haut, il est important d’adopter une routine quotidienne, fixer des objectifs clairs, planifier son temps et utiliser des outils de gestion du temps pour suivre les tâches et les échéances.
Un autre aspect sur lequel je souhaiterais insister porte sur l’hygiène de vie quand on choisit de travailler à distance de son domicile. La pratique régulière d’une activité sportive me semble indispensable.
Par ailleurs, il s’agit de fixer les limites entre le travail et la vie privée et les respecter. Définissez des heures de travail et essayez de ne pas empiéter sur votre temps personnel. Accordez-vous des moments de détente et de loisirs pour recharger vos batteries. Un bon équilibre entre travail et vie personnelle est essentiel pour maintenir votre bien-être et votre productivité.
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Bien gagner sa vie en tant qu’ office manager freelance, qui délivre ses prestations à distance, est à la portée de ceux/celles qui le veulent, dotés des compétences et le savoir-faire adaptés, des outils appropriés et une solide organisation.
La communication, la gestion du temps, la maîtrise des technologies et l’équilibre entre travail et vie personnelle sont autant d’éléments essentiels à prendre en compte. En suivant ces conseils, vous serez en mesure de vous épanouir en tant que prestataire délivrant à distance des services d’office-manager.
