A l’instar des entreprises, les associations peuvent solliciter une aide extérieure pour répondre à des besoins spécifiques, qu’il s’agisse de développer ou refondre un site web, assurer la maintenance informatique, animer des comptes de réseaux sociaux, prendre en charge la comptabilité, le standard téléphonique ou encore accompagner le secrétaire général dans sa mission administrative. Dans tous les cas de figure, la décision d’externaliser est prise par le conseil d’administration.
Trois bonnes raisons d’externaliser des prestations à un(e) chargé(e) de missions administratives freelance
C’est enfoncer une porte ouverte que de souligner le fait que la gestion administrative d’une association demande beaucoup de temps, encore plus sans compétences spécifiques. C’est pourquoi certaines associations choisissent-elles de bénéficier, sur la base d’un contrat commercial, d’un accompagnement personnalisé.
L’externalisation administrative, via un cabinet physique ou en ligne, présente plusieurs avantages :
- Gagner en efficacité et en tranquilité d’esprit
Le volume et la complexité des tâches administratives à accomplir au sein d’une association rendent très difficiles à une seule personne de tout réaliser. Le renfort d’un expert administratif externe permet de mettre en place des processus adaptés et assurer une gestion administrative rigoureuse.
- Maîtriser son budget
En France, les associations sont constituées, en très grande majorité, de petites structures opérant sur la base du volontariat. Beaucoup évoluent dans un contexte budgétaire restreint, excluant l’embauche d’un salarié. Si les bénévoles restent une ressource indispensable au développement des activités des associations, l’externalisation administrative permet à celles-ci de donner un nouvel élan en bénéficiant de services professionnels, sans les coûts liés à l’embauche d’un salarié, mais aussi sans l’achat de fournitures, de matériels, de logiciels, la location de bureaux, etc.
- Consacrer plus de temps à des projets stratégiques
L’externalisation administrative permet au bureau de l’association, et en particulier au secrétaire, de se libérer d’un certain nombre de tâches administratives et retrouvez du temps pour d’autres projets.
Quelles prestations déléguer à un(e) chargé(e) de missions administratives indépendante
Il est important de rappeler en premier lieu que l’externalisation de prestations peut être partielle ou totale, selon besoins et le budget de chaque association.
Gestion des adhésions
L’externalisation de la gestion des adhésions répond aux besoins des structures qui souhaitent bénéficier d’un accompagnement professionnel dans les domaines suivants :
- traitement des formulaires d’adhésion
- établissement et envoi aux adhérents des attestations d’adhésion et des factures associées
- mise à jour de la base adhérents
- traitement par mail des demandes formulées par les adhérents
- mise en forme et envoi de mailings ou newsletter aux adhérents
Organisation des Conseils d’Administration
Emanation de l’Assemblée Générale, le Conseil d’Administration constitue une instance dirigeante où se déroulent les réflexions et se prennent les décisions. Ses membres reçoivent une délégation de l’AG pour gérer les affaires courantes et assurer le bon fonctionnement de l’association.
Les tâches administratives que vous pourriez déléguer dans ce cadre comprennent :
- l’établissement et mise en place du processus d’organisation des CA
- la programmation des réunions
- la préparation de l’ordre du jour du jour des réunions
- la rédaction du procès verbal des réunions
- le suivi du plan d’actions
- la gestion de l’archivage des documents
nb : la loi de 1901 n’oblige pas de dresser des PV de réunions des conseils d’administration, sauf si les statuts de l’association le prévoient. Toutefois, il vivement conseillé de :
- les établir afin de conserver une trace écrite des échanges et des décisions,
- les archiver car ils peuvent être demandés par la puissance publiques dans certains cas.
Organisation des Assemblées Générales
Instances souveraines des associations, les Assemblées Générales décident de la politique de l’association et prend les grandes décisions et orientations.
Illustration de travaux à déléguer à un chargé(e) de missions administratives :
- préparation de la convocation et la prise en compte des participants
- établissement et le suivi du rétroplanning des actions à réaliser
- appels à candidatures (lors d’un renouvellement du CA)
- elation avec les fournisseurs (réservation de salle, traiteurs, achat de « goodies »)
- rédaction du PV d’AG consignant les délibérations et les résolutions prises
- constitutation du dossier post-AG à destination de la préfecture
- gestion de l’archivage des documents
Les honoraires d’un(e) chargé (e) de missions administratives
Les honoraires des chargés de missions administratives varient selon :
- leur mode de fonctionnement (cabinet physique ou en ligne)
- la complexité des missions que vous lui confiez et leur volume
- l’urgence des travaux.
Les taux horaires pratiqués débutent à 50 euros HT. Les prestations sont délivrées sur la base de crédits temps ou au forfait.
Il convient de garder à l’esprit que l’externalisation administrative offre une tranquillité d’esprit. Elle n’est pas pas simplement là pour faire rédiger les comptes rendus de réunion par quelqu’un d’autre. C’est aussi le moyen de bénéficier d’un conseil compétent sur la réglementation, les processus à mettre en place au regard des obligations et surtout la gestion administrative de votre association. Considérez-la comme un investissement et non comme une dépense.
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