L’externalisation des tâches administratives est une solution judicieuse pour les entreprises – en particulier les start-up, les TPE et les PME – et les associations, qui peuvent ainsi bénéficier de nouveaux talents, immédiatement opérationnels, sans les charges fixes consécutives à une embauche.
Les perspectives de transformer des coûts fixes en coûts variables et d’acquérir une plus grande flexibilité opérationnelle incitent les professionnels à opter pour cette solution.
L’externalisation administrative ne s’improvise pas. Les éléments à prendre en compte ont été présentés dans un article publié antérieurement sur le blog Optim Office.
Mon organisation est-elle prête à externaliser ?
Pour externaliser votre service administratif, vous devez vous être posé les bonnes questions.
- Quelles activités confier à un prestataire ? (-> établir la cartographie des tâches entrainant des pertes de temps et/ou requérant des compétences extérieures)
- Quels sont les objectifs et les attentes vis-à-vis du prestataire ?
- Les processus sont-ils formalisés par écrit ? (-> élaborer une fiche pour que la personne qui sera chargée de la tâche puisse l’appliquer)
- Quels sont les délais de livraison des prestations ?
- Quels accès laisser à votre prestataire ?
- Quelles données partager ?
Pour ne pas vous laisser seuls durant cette phase, Optim Office vous accompagne dans la préparation de l’externalisation. Nous vous aidons à vous poser les bonnes questions pour trouver la solution la plus efficace pour vous.
Quelles seront les conditions de l’externalisation ?
Des entreprises choisissent d’externaliser dans la durée des prestations de soutien administratif tandis que d’autres optent pour l’externalisation pour répondre à un pic d’activité.
L’externalisation de son service administratif ne doit laisser la place à aucune équivoque. Quelle que soit la situation qui est la vôtre, un contrat est rédigé, détaillant, chiffrant et encadrant les prestations externalisées. Chaque partie doit savoir ce dont il a la responsabilité et à quoi il s’engage.
Quels seront les indicateurs d’une externalisation réussie ?
L’externalisation administrative ne se limite à une simple opération de reduction de coûts. C’est un levier de croissance. En bénéficiant d’une assistance administrative spécialisée et qualifiée, vous pouvez vous consacrer pleinement à votre fonction stratégique, répondre plus rapidement aux imprévus et aux besoins de vos clients, accepter de nouvelles opportunités d’affaires et générer de nouvelles sources de revenus.
Vous devez être capable, avec votre prestataire, de fixer des objectifs et des indicateurs de suivi. Chez Optim Office, nous assurons des prestations administratives depuis bientôt 10 ans. Nous vous aiderons à mesurer l’efficacité du service.
