J’ai le plaisir d’accueillir Nathalie Le Fouest, manager d’Assisteam, que j’ai rencontrée pour la première fois en 2014 lors d’une manifestation, la Journée des assistantes indépendantes, organisée par l’association Cercle Assist Pro, où nous intervenions devant une assemblée d’adhérents, assistantes et office-managers.
Nathalie Le Fouest – Manager d’Assisteam
L’optimisation de l’organisation administrative, la mise en place de bons processus internes ainsi que le choix des partenaires et des collaborateurs sont vitaux pour les entreprises, car concourant à leur pérennité et leur développement. Nathalie, que vous pouvez aussi retrouver sur LinkedIn, développe des prestations d’audit administratif et/ou organisationnel pour aider les petites et moyennes entreprises à répondre à diverses problématiques. Je lui ai proposé de nous présenter ses prestations au travers un jeu de questions/réponses.
Bonjour Nathalie, c’est un réél plaisir de t’accueillir sur le blog Optim Office. Depuis combien de temps proposes-tu aux entreprises d’auditer leur organisation administrative ?
Bonjour Sylvie et merci pour ton invitation. En fait, je réalise des prestations de conseil (audit administratif et/ou organisationnel) et d’accompagnement du dirigeant et d’assistantes en poste, ponctuellement depuis 2012, puis régulièrement depuis 2015. Ces prestations représentent 50 % de mon chiffre d’affaire en 2019.
Comment l’idée est-elle née de délivrer des services d’audit et d’accompagnement du dirigeant et des assistantes ?
Au tout début de mon activité d’indépendante, un coach en développement commercial m’avait contactée après avoir identifié un dysfonctionnement au sein du service administratif (5 assistantes) d’une PME de 70 personnes qu’il accompagnait. Le dysfonctionnement identifié ne rentrant pas dans son champ de compétences, il cherchait une experte dans la gestion administrative. Il m’a demandé si je pouvais auditer le service administratif pour en identifier la cause et proposer des solutions.
Cette mission, qui s’est étendue sur plusieurs mois, a été réalisée en partenariat avec une consœur, en charge d’auditer la partie financière et comptable de l’entreprise. De mon côté, j’ai dressé un diagnostic complet de l’organisation administrative interne et des process existants, audité le dirigeant et les assistantes en poste et apporté, pour résoudre le dysfonctionnement identifié, des solutions concrètes et opérationnelles d’optimisation et de réorganisation.
Quelles d’entreprises font-elles appel aux services d’audit ?
Principalement les dirigeants d’entreprises de moins de 10 salariés (TPE) et de plus en plus aux start-up. Mais il arrive aussi que des PME me sollicitent pour optimiser le fonctionnement de leur service administratif.
J’interviens sur Paris et en Ile- de-France dans tout secteur d’activité (artisans, sociétés de prestations de service, école privée, etc..) sauf les commerces qui ont une gestion différente.
Combien de temps faut-il prévoir entre le moment où une entreprise te contacte pour la première fois et celui où l’audit démarre?
En général, un mois entre le 1er rendez-vous et le 1er jour d’intervention. En première instance, un rendez-vous est organisé avec le dirigeant dans les locaux de l’entreprise pour identifier les objectifs, mesurer le degré d’urgence de la demande, ou savoir s’il s’agit d’une mesure d’anticipation. Je peux ensuite proposer un calendrier. Le dirigeant (ou gérant) devant être présent le 1er jour, je m’adapte également à son agenda.
Quelles sont les problématiques des structures dont tu audites le service administratif ?
Elles sont diverses. Les dirigeants m’interpellent sur différents sujets que l’on pourrait résumer comme suit :
-« Je suis débordé, je ne m’en sors plus, j’ai besoin d’aide ».
-« Je perds de l’argent mais je ne sais pas où est le problème, je ne sais pas où j’en suis dans ma trésorerie, je n’arrive pas à me développer… «
-« Je ne comprends pas, nous cherchons à recruter une collaboratrice au sein du service administratif mais les personnes ne restent pas…Quel est le problème? »
-« Nos actionnaires veulent s’assurer que l’entreprise est bien gérée et qu’elle réponde bien à ses obligations fiscales et sociales » – dirigeant de start-up
-« Mon assistante semble toujours débordée, j’ai besoin qu’elle m’assiste sur d’autres tâches. Comment faire ? »
Comment procèdes-tu dans le cadre d’une mission d’audit, qu’il soit administratif ou organisationnel ?
Un premier rendez-vous de contact avec le dirigeant permet d’identifier les objectifs et les besoins, exprimés ou non, et définir la durée de la mission. Puis, une proposition commerciale est établie, qui précise la durée de la mission et son déroulé, en fonction des objectifs identifiés.
J’organise ensuite des entretiens ciblés avec le dirigeant, le chef de service et les collaborateurs. Après un travail d’analyse et d’observation de la situation existante, un compte-rendu détaillé est rédigé assorti de préconisations. Un débrief oral avec le client termine la mission avec la validation du plan d’action à mettre en place.
Peux-tu donner quelques exemples de recommandations présentées en réponse aux problématiques rencontrées ?
Les recommandations sont personnalisées et dépendent des problématiques rencontrées. Il n’y a pas une solution précise pour un problème, cela dépend de l’environnement, du contexte, des moyens à mettre en place et parfois des contraintes propres à l’entreprise.
Que se passe-t-il une fois l’audit réalisé ?
A l’issue du débrief oral avec le client, nous validons les actions à mettre en place. Je suis parfois sollicitée en mission complémentaire pour la mise en place de ces actions, ou cela est réalisé avec les ressources internes de l’entreprise. Quelques mois plus tard, je reprends contact pour avoir un suivi. La réussite dépend des actions qui sont menées et mises en place suite aux préconisations.
Quels sont tes projets dans les prochains mois ?
En premier lieu, je souhaite continuer à développer les missions de conseil et d’accompagnement auprès des TPE/PME. En effet, ces entreprises, qui créent de l’emploi, doivent être accompagnées dans leur gestion interne afin de pérenniser leur activité et grandir.
Il est important d’appeler l’attention des dirigeants de TPE qu’ils peuvent bénéficier d’un accompagnement par des experts qualifiés, au même titre que les grosses sociétés, avec des coûts adaptés à leur structure.
En second lieu, je souhaite développer l’accompagnement d’assistantes, en poste au sein des TPE au travers d’un coaching opérationnel sur mesure dans leur entreprise avec leurs outils. En effet, les assistantes ne sont pas formées durant leurs études pour travailler dans des très petites structures. Or, ce sont ces dernières qui embauchent aujourd’hui. L’objectif est donc de rendre les assistances opérationnelles et à l’aise dans leur environnement professionnel.
Nathalie, merci de nous avoir présenté les prestations d’audit administratif et/or organisationnel pour les petites et moyennes entreprises, qui impliquent la compréhension de leur fonctionnement, l’identification de leurs points forts, leurs points faibles et leurs dysfonctionnements avant de proposer des pistes d’amélioration aux fins d’optimiser leur organisation. Tous mes voeux de réussite dans tes projets en 2020 🙂
