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Externalisation des tâches administratives et commerciales : les éléments à prendre en compte

L’externalisation constitue bien plus qu’une simple opération de réduction de coûts.  Elle permet aussi à une entreprise de bénéficier de nouveaux talents et de renforcer son efficacité opérationnelle (cf.  les avantages de l’externalisation).

Vous envisagez de confier à un prestataire de support administratif et commercial  la réalisation de travaux répétitifs ou qui ne font pas partie de votre coeur de métier ?

Voici quelques conseils.

1 – Préparer le projet 

La réussite de votre projet d’externalisation repose d’abord sur  la vision claire et précise des besoins que vous souhaitez satisfaire (nature, volume, expertise requise), des moyens à mettre en oeuvre, des objectifs à atteindre et de l’anticipation du retour sur investissement (ROI).

Se lancer tête baissée dans la recherche d’un prestataire sans avoir au préalable formalisé son projet est bien évidemment fortement déconseillé.

2 – Sélectionner le prestataire

L’externalisation se traduit par la fourniture de prestations administratives et/ou commerciales, dont la réalisation appelle un savoir-faire.

Dans ce contexte, le choix du prestataire nécessite la prise en compte en compte d’un certain nombre d’éléments :

  • la capacité du prestataire à comprendre et intégrer très vite les enjeux et défis auxquels vous êtes confrontés,
  • sa capacité à développer  les prestations pour votre compte,
  • sa viabilité financière, son ancienneté sur le marché, ses références,
  • sa culture ( les clients et prestataires partageant des valeurs communes ont naturellement plus de probabilités d’inscrire leur relation dans la durée), sa localisation géographique et sa langue,
  • sa capacité de services à l’international.

 

3 – Créer les conditions d’une relation de confiance avec le prestataire

L’instauration d’une relation de confiance avec le prestataire que vous aurez retenu repose d’abord sur un l’établissement  d’un contrat solide prévoyant notamment des clauses sur le rôle et responsabilités des parties, les services rendus, la propriété et la confidentialité des données…

Elle repose aussi sur une très bonne communication.

4- Mesurer les résultats

Vous devez prévoir des indicateurs qui vous permettront de mesurer les résultats de façon objective. Pour cela, les performances attendues doivent être quantifiables, mesurables sans ambiguïté.

 

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