Plusieurs signes dans le quotidien d’une entreprise traduisent trahissent le besoin d’externaliser certains travaux. C’est le cas notamment lorsque le secrétariat d’un dirigeant est constamment sous pression, alors même qu’aucune embauche supplémentaire n’est envisagée pour le renforcer. Les services de télésecrétariat peuvent alors être utilisés quelques heures par semaine comme solution pour gagner en productivité.
Le quotidien d’une assistante de direction
Pour une assistante de direction salariée employée au sein d’une entreprise, l’élaboration d’un document comme une présentation Powerpoint constitue souvent un véritable exercice d’équilibriste !
Pas simple en effet de dégager 4 heures d’affilée dans le « calme » alors même que le téléphone ne cesse de sonner, les demandes d’affluer par emails, qu’un collaborateur déboule dans le bureau pour modifier la réservation de train du déplacement de demain à St Brieuc, qu’il faut aussi préparer la salle de réunion à 10 h 45, descendre à l’accueil dans 15 minutes pour accueillir les nouveaux arrivants, retirer le courrier « arrivée »qui gît dans la bannette deux étages plus bas, qu’il faut penser à la livraison des plateau-repas à 12 h 30 et – « last but not least » – traiter les demandes – prioritaires – du patron qui, justement, vient de vous « forwarder » un email de la Compta., en vous remerciant d’imprimer et relier les documents pour la réunion de 15 h 00….
Je n’exagère rien. C’est le quotidien souvent soumis au stress d’une assistante de direction auprès d’un dirigeant.
Les services de télésecrétariat pour renforcer un secrétariat de dirigeant
Une télésecrétaire indépendante évolue à distance, dans un espace de travail plus propice aux travaux exigeant concentration, disponibilité et créativité.
Dans ce contexte, pourquoi ne pas utilser, ponctuellement ou dans la durée, les services de support à distance pour renforcer un secrétariat de dirigeant et ainsi gagner en productivité ?
Quelques travaux de secrétariat à confier à une télésecrétaire :
- mise en forme de présentations powerpoint
- qualification de fichiers
- établissement de reportings hebdomadaires,
- préparation des déplacements
- saisie et mise en forme de documents.
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