Traduit dans 35 langues et vendu à plus d’un million d’exemplaires, le best-seller de Timothy Ferriss –  « La semaine de 4 heures« – (en anglais, The 4-hour Workweek) figure probablement parmi les livres de développement personnel les plus lus de la dernière décennie.

En montrant comment dégager le maximum de temps pour vivre ses passions, l’auteur américain fournit une approche anticonformiste et décalée du travail, de l’organisation du temps et de la vie.

« Être débordé est souvent tout aussi stérile que de ne rien faire, et c’est beaucoup plus désagréable. Être sélectif – en faire moins – est le chemin du productif. Concentrez-vous sur les quelques éléments importants et laissez tomber le reste. »

Ferriss met en garde contre la surcharge d’informations et prône « l’ignorance sélective». Il montre comment un individu peut améliorer son efficience en éliminant toutes les tâches parasites et en déléguant une partie du travail à des assistantes à distance – les assistants virtuels :).

Il introduit le principe de Pareto du 80/20 et préconise de se concentrer sur les 20 % d’efforts qui apportent 80 % de résultats.

Le livre est  jalonné d’étapes amenant à reconsidérer notre façon de travailler, dont deux sont présentées ci-après.

1- L’élimination pour être productif

Le volonté d’en faire moins n’est pas un signe de paresse.

Multiplier les activités, c’est en faire plus pour se sentir productif tout en accomplissant moins. »

Il s’agit donc d’accomplir moins de travail de moindre importance pour pouvoir se concentrer sur les choses stratégiques. Leo Babauta tient le même discours dans « L’art d’aller à l’essentiel« .

Ferriss invite à se concentrer sur la productivité.  Le reste constitue le superflu et l’accessoire (les parasites), à éliminer en procédant comme suit :

1.1- Limiter sa disponibilité

Faites en sorte que les gens vous sollicitent uniquement en cas d’urgence. En dehors de ce cas de figure, il leur appartient de résoudre les problèmes qu’ils rencontrent.

Il est de votre responsabilité de vous empêcher et d’empêcher les autres de laisser le superflu et l’accessoire se mettre en travers de l’accomplissement fluide de l’important.

Gestion des emails

• Limiter la consommation et la production d’emails,  les plus grandes sources d’interruption dans le monde moderne.

Ferriss affirme que 45 minutes sont nécessaires pour reprendre une tâche importante qui a été interrompue. Plus d’un quart d’une journée est ainsi consommé par les interruptions.

Microsoft a mené, parmi ses employés, une étude sur les sources d’interruption, qui montre que ceux-ci prennent au minimum 15 min pour retourner à un projet important à chaque fois qu’il est interrompu par des emails, des appels téléphoniques, etc.

• Consulter sa messagerie seulement deux fois par jour, un première fois à midi, la seconde à 16h. Ne jamais entamer une journée de travail par la consultation de la messagerie.

Traitement des appels téléphoniques

• Filtrer les appels entrants en activant la messagerie vocale.
• Limiter les mails sortants.
• Ne pas encourager vos interlocuteurs au bavardage.
• Répondre, autant que possible. aux messages vocaux par un mail, qui appelle à la concision.

1.2- Eviter les réunions

Les réunions doivent être organisées pour prendre des décisions.

1.3- Maîtriser l’art de savoir dire non

1.4- Grouper les tâches et les accomplir par lot

Il évoque la loi de Parkinson, qui pose que tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté. Il souligne que lorsqu’on a peu de temps devant soi, on fait les choses de manière plus efficace, en se concentrant sur l’essentiel. Il s’agit donc d’identifier les tâches les plus importantes, de leur assigner une échéance et de les réaliser dans le temps imparti.

2- Déléguer et sous-traiter les tâches d’exécution pour se concentrer sur la stratégie

Il faut apprendre à manager de façon efficace, de sorte que le personnel ou les sous-traitants soient autonomes et n’aient besoin de quiconque pour accomplir leurs tâches.

Il explique comment sa vie a changé par l’externalisation d’une grande partie de son travail auprès d’assistantes freelance à distance.

Pourtant nombre de professionnels s’interrogent encore sur l’utilité de déléguer des tâches auprès d’une assistante virtuelle. Après tout, se disent-ils, si je peux le faire mieux par moi-même, à quoi bon dépenser de l’argent ? Parce que le but est de libérer du temps pour vous concentrer sur des choses plus importantes, rétorque Ferriss. Si vous pouvez faire quelque chose moins cher en le faisant vous-même, cela ne veut pas dire que vous devez prendre du temps à le faire. Car passer du temps à accomplir une tâche que quelqu’un d’autre pourra faire à un coût moindre équivaut à une mauvaise utilisation des ressources.

L’auteur recommande de choisir son assistante virtuelle avec soin sur la base d’un certain nombre de critères. Vous devez décider si vous souhaitez travailler avec quelqu’un (ou une équipe) exerçant son activité sur le même fuseau horaire que le vôtre ou bien si vous préférez collaborer avec quelqu’un à l’étranger sur un autre fuseau, avec l’avantage (ou l’inconvénient) qu’il travaille pendant que vous dormez et que son taux horaire est souvent plus bas. Mais sachez que la mesure  importante n’est pas le taux horaire mais le coût par tâche réalisée. La barrière de la langue multiplie par 4 le temps des discussions et in fine le coût des prestations.

Dans tous les cas, soyez précis dans les instructions que vous donnez.

Externalisez vos tâches en fixant les priorités.

Fixez la date souhaitée de livraison.

Si vous ne souhaitez pas dépendre d’une seule personne, préférez travailler avec une entreprise proposant des services d’assistant virtuel plutôt qu’un entrepreneur individuel.