Dans le milieu associatif, le mot « externalisation » peut parfois faire naître des appréhensions. Assimilée à la délocalisation ou perçue comme une perte de compétences, elle paraît, de prime abord, incompatible avec les valeurs de l’économie sociale et solidaire.
Pourtant, lorsqu’elle est utilisée de manière réfléchie et encadrée, elle peut devenir un levier de performance et de pérennité pour les associations. Encore faut-il bien comprendre ce que recouvre cette démarche.
Externaliser sans perdre son identité
Externaliser, ce n’est pas abandonner ses responsabilités, mais confier à des spécialistes certaines fonctions de support (comptabilité, informatique, digital, communication, secrétariat…) afin de professionnaliser ces activités essentielles, sans disperser l’énergie de la structure.
Il s’agit d’une démarche stratégique, à anticiper en amont plutôt que comme une réponse en urgence à des dysfonctionnements internes, tels que des erreurs, des retards ou des difficultés de recrutement.
Faites ce que vous faites le mieux et externalisez le reste.
— Peter Drucker
Des avantages concrets et nombreux
Le premier atout de l’externalisation réside dans l’accès à une expertise pointue à tout moment de la vie de l’association, qu’il s’agisse de
- préparer une assemblée générale,
- rédiger les comptes rendus des réunions du conseil d’administration,
- constituer le dossier post-AG avec les CERFA réglementaires,
- ou tout simplement commander des plateaux-repas en vue d’une réunion d’un groupe de travail.
Les prestataires spécialisés apportent fiabilité, sécurité et souplesse d’adaptation en fonction de l’évolution des besoins.
Autres atouts majeurs : la réduction des contraintes logistiques. L’externalisation libère des ressources matérielles et humaines et permet aux équipes de se concentrer sur le cœur de mission de l’association.
De plus, les prestataires, peuvent, grâce leur expérience dans d’autres structures similaires, diffuser de bonnes pratiques et conseiller sur l’organisation interne.
Balayer les idées reçues
Contrairement à certaines idées reçues, externaliser ne génère pas nécessairement de surcoûts. Lorsque l’on considère l’ensemble des charges liées à un poste salarié (salaire, équipements, formation, gestion RH), l’externalisation peut s’avérer plus rentable.
Quant à la crainte d’une déshumanisation ou d’une moindre disponibilité, elle est également dépassable grâce à une bonne définition des besoins, une organisation rigoureuse et l’usage d’outils numériques collaboratifs.
Un atout majeur pour le secteur associatif
Pour les associations, souvent confrontées à l’instabilité financière et à des équipes réduites, l’externalisation est une solution pertinente pour s’adapter aux variations d’activité.
Ce n’est pas l’espèce la plus forte qui survit, ni la plus intelligente, mais celle qui s’adapte le mieux au changement. »
— Charles Darwin
L’externalisation répond également aux exigences croissantes de professionnalisation de la gestion, tout en palliant les difficultés de recrutement sur certaines fonctions.
Réussir son projet d’externalisation
La clé d’une externalisation réussie repose sur une méthodologie rigoureuse que l’on peut résumer en quatre points :
- bien définir les tâches à externaliser,
- établir un cahier des charges précis,
- organiser les échanges d’informations,
- évaluer régulièrement la prestation en fonction des objectifs fixés.
Loin d’être un risque, l’externalisation bien conduite peut devenir un véritable moteur de développement. Une démarche résolument tournée vers l’avenir, visant à renforcer l’efficacité des associations et assurer leur pérennité.
