Vous aider à vous recentrer sur vos priorités
00 33 (0)9 51 91 39 01

Externalisation des tâches administratives

secrétaire de direction
Les nouvelles technologies de la bureautique ont permis une nouvelle organisation du travail, à l’origine d’une réduction de l’emploi. Le métier d’assistante de direction figure au nombre des 5 les plus impactés. Les dernières tâches administratives que les cadres supérieurs ou les dirigeants ne réalisent pas eux-mêmes sont de plus en plus souvent exécutées par des prestataires extérieurs.

En déléguant des travaux dans lesquels ils n’ont ni le temps, ni l’intérêt de s’investir, les dirigeants et managers gagnent en efficience tout en disposant d’un moyen souple et économique de gestion des compétences, sans les contraintes liées à l’embauche d’un salarié.

Evolution du nombre de secrétaires de direction sur 30 ans

En France, on dénombrait  765 000 secrétaires de direction en 1986 contre 560 000 en 2016, dans un contexte où la population active augmentait.

Evolution du nombre de secrétaires de direction sur 30 ans

Source : Etude de l’institut Sapiens publiée par Le Figaro

Des tâches administratives de plus en plus souvent externalisées

Les dernières tâches administratives que les cadres supérieurs ou les dirigeants ne réalisent pas eux-mêmes sont de plus en plus souvent exécutées par des prestataires extérieurs.

Depuis 2010, Optim Office aide  ceux-ci à se recentrer sur leur priorités en leur apportant  des services de soutien à distance (via les outils du télétravail) et ponctuellement dans leurs locaux, qu’il s’agisse de répondre à une surcharge ponctuelle de travail ou bien de satisfaire des besoins de support réguliers dont le volume ne justifie pas l’embauche d’un salarié.

Quelles tâches externaliser 

Optim Office est spécialisé dans les services de gestion administrative et commerciale, en français comme en anglais.

Administration des ventes (ADV)

  • saisie, mise en forme et expédition des factures,
  • établissement et suivi des tableaux de bord et statistiques relatifs au suivi des ventes,
  • suivi des factures et leur recouvrement, interface avec le comptable
  • classement et gestion des archives électroniques.

En savoir plus sur les prestations ADV   

Administration des achats

Vous pouvez nous confier la gestion des contrats fournisseurs, le suivi des factures et des règlements.

Prospection commerciale et prise de rendez-vous qualifiés

Nous vous apportons un flux régulier de rendez-vous à fort potentiel commercial avec des décideurs ciblés intéressés par votre offre.

En savoir plus  sur la prise de rendez-vous qualifiés

Rédaction de comptes rendus de réunion

A partir de prise de notes en séance, nous rédigeons le compte rendu de vos réunions dans les délais prescrits.

Retranscription écrite d’enregistrement audio et vidéo 

Sur la base de fichiers d’enregistrement audio que vous nous transmettez, nous vous délivrerons un document Word consignant fidèlement les échanges tenus  lors de vos réunions et entretiens.

En savoir plus sur la retranscription audio  

Gestion administrative et secrétariat

En savoir plus sur les prestations de gestion administrative et secrétariat

Modalités de notre intervention

Vous définissez au préalable vos besoins et attentes ainsi que votre mode de fonctionnement (télétravail ou sur votre lieu de travail) et nous intervenons, sur la base d’un contrat commercial, pour renforcer votre équipe.

En prenant en charge la réalisation d’un grand nombre travaux de support administratif, Optim Office vous aide à atteindre vos objectifs sans le stress de devoir tout accomplir dans l’urgence. Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans la bonne marche de votre activité !

Nous contacter

contact@optimoffice.fr
+33 (0)9 51 91 39 01
128 rue des Grands Champs
75020 Paris