Si les entreprises ont depuis longtemps recours à l’externalisation administrative pour optimiser leur fonctionnement, les associations régies par la loi 1901 y ont recours de manière beaucoup plus modérée. Ce décalage ne tient pas à un manque d’intérêt, mais souvent à une perception erronée de ce que peut représenter une telle démarche dans le cadre associatif. Décryptage.
#1 – Quatre idées reçues persistantes
“C’est trop cher pour une association”
Il s’agit de l’un des freins les plus répandus. En effet, beaucoup d’associations méconnaissent les services de secrétariat externalisé, qu’elles confondent même parfois avec l’intérim. Pourtant, externaliser à un prestataire externe peut s’avérer plus rentable qu’embaucher un salarié, former en interne ou recruter un intérimaire. Les prestataires proposent souvent des offres modulables, adaptées aux budgets associatifs. Et le coût de l’erreur peut, lui, être bien plus lourd.
“On va perdre notre identité associative”
Le recours à un prestataire externe n’enlève rien à l’engagement des équipes. Au contraire, déléguer certaines tâches permet aux membres du bureau, aux administrateurs, aux bénévoles et aux salariés de se recentrer sur le cœur de mission.
“Ce n’est utile que pour les grandes associations”
Faux. Même les petites structures peuvent externaliser certains travaux : mise en forme de documents, préparation des conseils d’administration ou des assemblées générales, archivage des documents… L’enjeu est d’adapter la solution aux besoins réels, pas d’en faire un modèle unique. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d’aide dans l’établissement de votre cahier des charges.
“Externaliser, c’est perdre la main”
Une bonne externalisation repose sur un contrat clair, un dialogue régulier et une supervision assurée par les dirigeants. Le pilotage reste en interne, les tâches sont déléguées, pas le pouvoir de décision.
#2 – Des bénéfices concrets et mesurables
Externaliser, c’est avant tout :
- Gagner du temps sur les tâches répétitives
- Accéder à des compétences spécialisées, difficilement mobilisables en interne
- Améliorer la communication interne
- Réduire les risques d’erreurs ou de non-conformité réglementaire
- Assurer la continuité de service, même en cas de départ ou d’indisponibilité d’un bénévole ou d’un salarié.
#3 – Pour une externalisation réussie : quelques clés
Optim Office accompagne depuis plus de 15 ans les associations dans la bonne marche de leurs activités, en leur apportant un soutien administratif ponctuel ou régulier, selon leur situation et leurs besoins.
Voici quelques conseils pour réussir l’externalisation de vos travaux :
- identifier clairement les besoins : de quoi a-t-on réellement besoin ? Pour quelle fréquence ? Quelle charge de travail ?
- choisir un prestataire connaissant les spécificités du monde associatif
- contractualiser les attentes, en définissant les rôles, les livrables, les délais et les modalités de communication.
- garder un lien régulier, via un référent interne, pour garantir la coordination et l’adaptation continue du service.
L’externalisation administrative n’est ni un luxe ni une perte d’autonomie. Loin de fragiliser les structures du secteur associatif, elle peut renforcer leur efficacité et leur réactivité. Plutôt que de la redouter, il s’agit de l’envisager comme un partenariat, au service d’une gestion plus efficiente et sereine.
