L’Assemblée Générale (AG) est un moment clé dans la vie d’une association : c’est l’occasion de dresser un point sur l’année écoulée, présenter les projets à venir et donner la parole aux adhérents.
L’organisation d’un tel événement ne s’improvise pas ! Voici une check-list pratique pour ne rien oublier et organiser une AG fluide, conforme aux statuts de votre structure.
1. Fixer la date et réserver un lieu
1.1.- Choisir une date en respectant les statuts de l’association
En général, la date de l’assemblée générale est fixée plusieurs mois à l’avance lors d’une réunion du Conseil d’Administration. Les administrateurs statuent par la même occasion sur le lieu.
1.2- Préparer le déroulé de la journée et le retroplanning
La date et le lieu fixés, vous pouvez commencer à travailler sur le déroulé de la journée et soumettre à la validation du CA le retroplanning des actions à réaliser. Un point de situation sera fait lors de chaque CA jusqu’à l’AG.
1.3 – Diffuser un message « Réserver la date »
Pensez aussi à adresser un « Réserver la date » aux adhérents, soit par mail soit par Infolettre (en utilisant par exemple Mailchimp qui est gratuit). En effet, il est important de prévenir les adhérents à l’avance de la date retenue car plusieurs mois s’écouleront entre le moment où la date de l’AG est fixée et celle où la convocation leur sera envoyée. Pendant cette période, les agendas se remplissent.
1.4 – Formuler des demandes de devis
Il s’agit désormais de passer à l’étape suivantes qui consistent à formuler des demandes de devis pour
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la location de l’espace,
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une solution de visioconférence (si besoin),
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le traiteur,
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l’hébergement des membres du CA,
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les goodies (cadeaux d’accueil).
Les devis seront soumis au CA pour validation.
1.5 – Inviter des intervenants extérieurs
Le CA peut décider d’inviter des experts pour intervenir sur un sujet spécifique.
Anticipez ces sollicitations dès que possible, comme pour les adhérents.
2. Convocation à l’AG
Les statuts fixent les règles présidant à l’envoi de la convocation à l’AG;
La préparation du document relève du secrétariat qui le soumet ensuite au CA pour validation.
La convocation précise :
- la date et l’heure,
- le lieu,
- le plan d’accès au site,
- l’ordre du jour,
- l’appel à candidature (lors du renouvellement de CA)
- un modèle de pouvoir.
Les adhérents sont invités à confirmer leur présence. En cas d’empêchement, ils peuvent se faire représenter par une autre autre personne munie d’un pouvoir régulier, selon un modèle que vous fournissez.
3. Préparer les documents
- Rapport moral : bilan des actions menées pendant l’année (préparé par le président)
- Rapport financier : comptes de l’année écoulée, budget prévisionnel (préparé par le trésorier)
- Présentation Powerpoint
- Feuille d’émargement à faire signer à l’entrée pour vérifier le quorum (secrétariat)
- Feuille de vote (si renouvellement de CA)
- Bulletins de vote
- PV de l’AG consignant les délibérations et les décisions prises(à signer par le président et le sécrétaire de séance) ainsi que les CERFA, qui seront à transmettre à la Préfecture de Police de Paris (associations dont le siège est en Ile-de-France) ou à la préfecture de département dont relève le siège de l’association.
4- Relations fournisseurs
Il est préconisé d’organiser quelques semaines avant l’AG un visio avec le gérant de l’espace qui vous accueillera pour s’assurer que toutes les dispositions sont prises, incluant l’accueil, la signalétique, la configuration de la salle, le pupitre, l’audio,etc.
Par ailleurs, le nombre définitif de participants sera communiqué au traiteur.
5- Archiver et mettre à jour les données
- Conserver tous les documents de l’AG (PV, feuille de présence, rapports).
- Diffuser à tous les adhérents la présentation projetée lors de l’AG
- Mettre à jour les annuaires
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Préparer une Assemblée Générale d’association ne doit pas être une source de stress. Optim Office se tient à votre disposition pour vous accompagner dans toutes les étapes de préparation.
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