Le fonctionnement d’une association est rythmé par l’organisation de diverses réunions dont celles du conseil d’administration (CA), principal organe de gestion qui rassemble les administrateurs, généralement élus en Assemblée Générale.
La préparation et le suivi des réunions du CA demande de l’organisation et surtout du temps. Ils peuvent être externalisés à un prestataire spécialisé dans les services de soutien administratif, qui veillera à :
- programmer les réunions et lancer les invitations agenda
- mettre en forme et diffuser l’ordre du jour des réunions
- prendre des notes en séance
- rédiger et diffuser le compte rendu
- intégrer les décisions dans le plan d’actions.
Les prestations relatives à la convocation du CA
Dans une association, les réunions du conseil d’administration sont organisées à une périodicité souvent déterminée par les clauses statutaires. Elles peuvent se tenir en présentiel ou en distanciel (visio).
Il est recommandé de diffuser aux participants, avant chaque réunion, un ordre du jour qui présente les sujets qui seront traités dans un ordre et un temps définis.
Vous pourriez confier à votre assistante externalisée l’établissement de l’ordre du jour sur la base d’un processus comme suit :
- A l’approche de la réunion, votre assistante adresse aux participants un email les invitant à transmettre, avant une date définie, les sujets qu’ils souhaitent inscrire à l’ordre du jour de la réunion ;
- Les sujets reçus sont synthétisés par votre assistante dans un document qui sera validé, selon le cas, par le secrétaire ou le président de l’association.
- Une fois validé, l’ordre du jour est diffusé aux participants, accompagné des supports de présentation préparés en appui et du lien de connexion à la visio, lorsque la réunion se tiendra en distanciel.
Les prestations relatives à la rédaction des comptes rendus
A l’instar des assemblées générales, le déroulement des réunions du CA doivent faire l’objet d’une retranscription écrite. Là encore, vous pouvez solliciter votre secrétariat externalisé et lui demander les prestations suivantes :
- Le jour de la réunion : participation et prise de notes
- Après la réunion : rédaction du procès-verbal de la réunion avant sa transmission aux participants pour amendements éventuels
- Une fois le PV validé : assurer l’archivage électronique du document et intégrer les décisions prises dans un plan d’actions.
Il y a maints avantages pour votre association de faire appel à un secrétariat externalisé. La préparation et le suivi des réunions du conseil d’administration forment seulement une partie des tâches de support que vous pourriez déléguer. Prochainement, nous évoquerons les prestations que vous aussi lui confier dans le cadre de la préparation de vos assemblées générales.
