L’animation d’une association demande beaucoup de passion, mais aussi du temps qui n’est pas illimité. C’est pourquoi certaines organisations à but non lucratif choisissent-elles de bénéficier, sur la base d’un contrat commercial, des services d’un prestataire spécialisé dans le soutien administratif pour les aider dans un certain nombre de domaines, qu’il s’agisse de préparer l’ordre du jour des conseilS d’administration et rédiger les comptes rendus, traiter les demandes d’adhésion ou encore préparer les assemblées générales.
Pourquoi externaliser des tâches administratives et de secrétariat ?
En France, les associations sont formées, en très grande majorité, des petites structures opérant strictement sur la base du volontariat. Si les bénévoles restent une ressource indispensable au développement des activités de celles-ci, l’externalisation à un ou plusieurs prestataires de certaines missions (RH, communication, marketing, administratif, etc.) constitue une solution pertinente pour gagner en efficacité.
Les tâches de secrétariat et de soutien administratif sont nombreuses au sein d’une association. Toutefois leur volume ne justifient pas toujours l’embauche d’un salarié. Depuis 2010, Optim Office apporte un soutien administratif robuste aux associations en mettant à leur disposition, une assistante polyvalente expérimentée, pleinement investie, qui intervient, à raison de quelques jours ou heures par mois, à distance et ponctuellement sur site.
Illustration de prestations pouvant être externalisées
Gestion des adhésions, organisation des réunions, préparation dess AG, gestion du courrier, traitement des archives… la liste des tâches est longue. Dans un article du blog d’Optim Office publié en 2020, dédié aux services de soutien pour les associations, nous avions présenté les tâches administratives à externaliser à un prestataire externe, dans le cadre d’un projet unique ou pour des besoins dans la durée.
Un forfait personnalisé
Les prestations récurrentes sont délivrées sur la base d’un forfait, établi à partir du cahier des charges que nous communique l’association.
Vous cherchez à gagner en productivité et en flexibilité en externalisant certaines tâches de secrétariat à un prestataire chevronné ? Contactez vite Optim Office. Donnez-vous l’opportunité d’être aidé !
