Optim Office aide les associations à optimiser leur fonctionnement en leur apportant des services à la carte en matières de gestion administrative et de secrétariat.
- Vous souhaitez bénéficier des compétences et du savoir-faire d’une assistante ou d’un office-manager immédiatement opérationnel ?
- Les tâches administratives représentent un volume de travail qui excède vos disponibilités ?
- Vous devez répondre à une surcharge de travail mais l’embauche d’un collaborateur n’est pas à l’ordre du jour ?
C’est à ces quelques-unes de ces problématiques que nous répondons en aidant, à distance et ponctuellement sur site, nos clients dans la bonne marche de leur association.
En France, le secteur associatif compte près de 1,5 millions d’associations, animées par 12,5 millions de bénévoles, 140 000 volontaires en service civique et 1 835 000 salariés.
Rythmée par les conseils d’administration, les assemblées générales et diverses manifestations, la vie d’une association n’est pas de tout repos. Par ailleurs, la disponibilité des bénévoles n’est pas illimitée. Aussi certaines associations choisissent-elles d’être accompagnées par un prestataire spécialisé dans un domaine d’activité. Les prestations de secrétariat et de gestion administrative figurent au nombre de celles externalisables sur la base d’un contrat commercial.
Les associations bénéficient ainsi, dans le cadre d’un projet unique ou pour satisfaire des besoins de soutien dans la durée, des services d’une assistante indépendante qui intervient dans le cadre d’un forfait.
Illustration des prestations d’un forfait
En fonction de votre situation et de votre besoin, le forfait peut inclure un ensemble de prestations, comme celles énumérées ci-après :
Assemblées générales
- Préparation et envoi des convocations
- Etablissement du déroulé de l’AG et du rétroplanning
- Suivi des échéances
- Préparation et envoi des emailings aux adhérents
- Préparation des élections
- Réservation de salles
- Recherche et réservation de chambres pour l’hébergement
- Mise en forme de la présentation Powerpoint
- Etablissement des imprimés (feuille de présence, feuille d’émargement, PV de votes, bulletins de vote, procurations…)
- Participation à l’AG
- Rédaction et diffusion des procès-verbaux.
Conseils d’administration
- Préparation de l’ordre du jour
- Participation et prise de note en séance
- Rédaction du comptes rendus de réunions
- Suivi des échéances
Adhérents
- Mise à jour de la base d’adhérents
- Mise à jour de l’annuaire
- Traitement des demandes d’adhésion
- Traitement du renouvellement des adhésions
- Envoi de mailing
Secrétariat
- Traitement du courrier arrivée
- Traitement du courrier départ
- Gestion de boîte mail
- Archivage électronique des documents
- Gestion des factures fournisseurs, interface avec le comptable
