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Associations : pourquoi intégrer les services d’une secrétaire freelance

La France compte environ 1 300 000 associations animées par plus de 16 millions de bénévoles.  Si 4/5 d’entre- elles sont de petites structures opérant strictement sur la base du bénévolat,  les associations employeuses génèrent 1,8 millions emplois, à temps plein ou à temps partiel, occupés à près de 70 % par des femmes.   

Associations : pourquoi intégrer les services d'une secrétaire freelance

Le secteur associatif concourt à la prise en compte de l’intérêt général, à l’exercice de la démocratie, à la vie sociale et culturelle et au développement des solidarités.

L’homme ne peut rien faire en bien ou en mal qu’en s’associant. Il n’y a pas d’armure plus solide contre l’oppression ni d’outils plus merveilleux pour les grandes oeuvres.”
Pierre Waldeck-Rousseau

Sont notamment organisés en association :

  • la quasi-totalité des structures d’accueil d’urgence aux personnes en détresse,
  • les trois quarts des maisons de retraite, hôpitaux, foyers de jeunes travailleurs, crèches, structures dédiées aux personnes handicapées, clubs sportifs, activités périscolaires, classes de nature, MJC, syndicats d’initiative, services de transports, tourisme social… .

Les associations assurent aussi efficacement une part importante de la formation professionnelle et de la réinsertion des chômeurs.

L’engagement bénévole en France, les nouveaux visages du bénévolat

Les bénévoles d’aujourd’hui souhaitent maîtriser leur parcours en modulant leurs expériences, en choisissant leurs secteurs d’intervention, en exigeant à être plus proches de la définition du projet de l’association. Celle-ci est donc confrontée à une grande hétérogénéité des candidats bénévoles qui recherchent une insertion sociale, un milieu cordial, un prolongement de fonctions professionnelles, une voie vers une insertion professionnelle, un engagement pour une cause, etc. Il est constaté également une importante mobilité de la part des bénévoles.

Si ces bénévoles restent évidemment une ressource indispensable au développement des activités d’une structure associative, l’externalisation auprès de prestataires externes de tout ou partie de missions de secrétariat et de soutien administratif et commercial constitue la solution pertinente pour lui donner un nouvel élan.

Travailler comme prestataire de services de secrétariat dans le secteur associatif 

Depuis quelques années,  on observe un fléchissement de l’emploi salarié dans le secteur associatif, consécutif à la baisse des financements de l’Etat. Par ailleurs, beaucoup d’associations hésitent, du fait de la hausse continue des charges sociales, à embaucher une personne. D’autres ont du mal à distinguer toutes les taxes liées à l’embauche d’un salarié. Rappelons-le, le taux moyen des charges salariales est estimé à 22 % du salaire brut. Celui des charges patronales est estimé à 42 % du salaire brut. Ce taux moyen ne prend pas en compte la réduction de charges patronales de la loi Fillon qui est proportionnelle au salaire versé.

Une association, dès lors qu’elle souhaite développer ses activités ou plus simplement optimiser son fonctionnement, doit pouvoir s’appuyer sur des personnes pleinement investies. Pour cela, les bénévoles sont évidemment une ressource indispensable, mais les limites de ce type de service peuvent se faire vite sentir.  Aussi une association peut-elle décider d’externaliser tout ou partie d’une activité afin d’en confier la gestion à un prestataire externe spécialisé dans les services de soutien administratif et commercial.

Le choix d’une solution extérieure ne doit répondre qu’à un seul argument : le service sous-traité devra apporter un avantage à l’association par comparaison à une solution interne. Les prestataires de services peuvent évoluer dans des domaines aussi variés que la gestion des ressources humaines, la communication, la gestion commerciale et, bien entendu, la gestion administrative et le secrétariat.

Les prestations d’Optim Office aux services des associations 

Optim Office propose aux associations des solutions de support administratif et commercial et collabore notamment depuis 2014 avec une fédération nationale auprès de laquelle elle réalise, sur la base d’un contrat commercial, des travaux de secrétariat incluant la rédaction de comptes rendus de réunions.

Parmi  les tâches de soutien administratif qui sont facilement externalisables, on peut citer les suivantes :

Suivi et gestion des adhérents

  • Envoi par email des formulaires de renouvellement d’adhésion
  • Enregistrement des renouvellements reçus
  • Mise en forme et envoi des factures aux adhérents
  • Mise à jour de la base de données  partir des informations collectées lors des renouvellements

Préparation de l’AG annuelle

Préparation des réunions internes et externes

  • Réservation de salle
  • Rédaction, mise en forme et diffusion des comptes rendus

Permanence téléphonique

Communication

  • Mise en forme et envoi d’une newsletter
  • Mise en forme et publication d’articles sur un blog
  • Actualisation de pages de réseaux sociaux
  • Ajout de contenu sur un site web

L’assistante indépendante au service d’une association : compétences et profil  

Une  assistante indépendante doit idéalement disposer de plusieurs années d’expérience en entreprise ou en association.  La maîtrise des outils Internet tels que l’agenda électronique partagé, des outils informatiques et la connaissance de la technologie mobile font de l’assistanat à distance une réalité et un gage de professionnalisme et d’expertise.

Par ailleurs, les secrétaires indépendantes disposent très souvent d’une ou plusieurs spécialisations (juridique, médical, marketing, webmarketing commercial, bilingue, etc) et des compétences techniques. Elles travaillent de leur bureau – on parle alors d’assistante virtuelle ou télésecrétaire – ou se déplacent chez leurs clients.

Leurs prestations font l’objet d’un devis préalable lorsqu’il s’agit d’opérations ponctuelles. Pour des travaux de support dans la durée,  les parties peuvent choisir de collaborer dans le cadre d’une convention ou bien sur la base d’un forfait (mensuel/trimestriel/annuel).

Secrétaire freelance, office-manager indépendant, adjoint (e) ou attaché (e) de direction free lance, assistante indépendante, télésecrétaire, tels peuvent être les piliers des associations en matière de support administratif et commercial.

 

Donnez une impulsion nouvelle à votre association en bénéficiant des services de télésecrétariat et de soutien administratif. Contactez Optim Office pour une consultation gratuite !

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