L’établissement d’un compte-rendu de réunion concourt au bon fonctionnement de toute structure collective, qu’il s’agisse d’une entreprise, d’une association, ou d’un organisme public. Au sein des entreprises et plus spécifiquement dans le cadre du Comité Social et Économique (CSE), des réunions sont programmées tout au long de l’année.
De même, dans les associations et les organismes publics, la traçabilité des débats et des décisions prises au sein des conseils d’administration, assemblées générales, CHSCT ou comités techniques est assurée au travers de la diffusion de procès-verbaux.
Alors, pourquoi ne pas externaliser la rédaction de vos comptes-rendus ?
La restitution écrite des échanges tenus dans le cadre d’une réunion constitue, pour le Secrétaire de séance, une charge de travail conséquente qui vient s’ajouter à d’autres responsabilités. Par ailleurs, la prise de notes en séance l’empêche souvent de participer pleinement aux débats.
En délégant à Optim Office la retranscription écrite de certaines réunions, les professionnels gagnent en efficacité tout en retrouvant du temps pour se concentrer sur leurs priorités.
Comment externaliser la prestation ?
Depuis 2010, Optim Office délivre aux professionnels des services de retranscription écrite d’enregistrements audio en s’appuyant sur une procédure très simple.
En premier lieu, ceux-ci adressent, à leur convenance via la page de contact du site web d’Optim Office ou par mail (contact@optimoffice.fr), le cahier des charges de la prestation, qu’elle soit ponctuelle ou récurrente.
Nous étudions la demande et organisons, si nécessaire, un échange téléphonique pour préciser certains points.
A l’issue de cet échange, un devis personnalisé encadrant la prestation est transmis pour approbation. La proposition commerciale est établie à la minute d’enregistrement. Elle tient compte également du délai de restitution des travaux, de la qualité de restitution des propos tenus, du niveau de retranscription souhaité et du nombre d’intervenants. Si vous le souhaitez, elle peut aussi intégrer les prestations d’enregistrement audio et de prises de notes en séance. Notez enfin que des forfaits peuvent être établis dans le cadre de prestations récurrentes, sur la base du calendrier des réunions que vous nous transmettez.
A réception du devis approuvé, nous entamons la rédaction du compte-rendu dans le respect des dispositions spécifiées dans le devis.
A la fin des travaux, le document est transmis par mail, acccompagné d’une facture payable par prélèvement SEPA (dans le cadre de forfait uniquement) ou virement bancaire.
