Après le rôle d’un secrétariat externalisé dans la préparation des réunions du conseil d’administration, nous abordons aujourd’hui les tâches qu’une association peut déléguer à un prestataire dans le cadre de l’organisation de ses assemblées générales (AG).
Le déroulement des assemblées générales
Les associations régies par la loi du 1er juillet 1901 ne sont pas toutes tenues d’organiser régulièrement des assemblées générales. En effet, seules « celles reconnues d’utilité publique, bénéficiant de subventions publiques, agréées par les ministères, membres de fédérations sportives ou les associations de cultes » en ont l’obligation. Toutefois nombreuses sont les associations ne faisant pas partie de ces catégories dont les statuts prévoient la convocation, une fois par an, de ses membres.
Ce temps fort annuel est notamment l’occasion de voter le rapport moral et les comptes, donner quitus aux dirigeants de leur gestion mais aussi voter le renouvellement éventuel du CA ou encore modifier les statuts (il s’agira dans ce dernier cas de convoquer une assemblée générale extraordinaire).
Profiter d’un renfort administratif personnalisé dans la préparation de vos AG
La préparation des assemblées générales engage beaucoup de travail, qui peut justifier le recours à un renfort administratif externe. Depuis 10 ans, Optim Office délivre un ensemble de prestations administratives et de secrétariat pour les associations.
La liste ci-dessous mentionne les tâches que vous pourriez externaliser dans le cadre de l’organisation de vos AG :
Préparation du déroulé
Avant même l’établissement du rétroplanning des opérations, le déroulé de la manifestation est préparé et soumis au CA pour validation.
Préparation du rétro-planning
Une fois le déroulé de l’AG validée, nous vous soumettons le retroplanning des opérations.
Préparation de la convocation
Les statuts fixent généralement les règles présidant à la convocation à l’AG. Nous mettons en forme la convocation avant de la soumettre au CA pour validation. Une fois validée, nous diffusons le document aux adhérents.
Interface avec les fournisseurs
- Recherche d’un espace : formulation de demandes de devis – Réservation de l’espace – Organisation d’une réunion logistique…
- Hébergement des membres du CA : recherche d’hôtel – formulation de demandes de devis – réservation de chambres – transmission d’instruction au comptable en vue du paiement de la prestation
- Réservation d’un traiteur : recherche de traiteurs – formulation de demandes de devis
- Achat de goodies : formulation de demande de devis
Mise en forme de la présentation Powerpoint
Préparation des divers imprimés
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Etablissement et impression de la feuille de présence, du bon pour pouvoir, du bulletin de vote, du PV de l’AG, du PV de vote, etc.
Participation à l’assemblée générale
- Le jour de l’événement, nous vous apportons un renfort administratif et logistique, en fonction de vos besoins.
Etablissement et envoi de documents (PV AG, Cerfa, feuille d’émargement…) à l’autorité administrative
Archivage électroniques des documents de l’AG (devis, factures, PV de l’AG, Cerfa…)
Contactez-nous dès maintenant pour bénéficier d’un renfort administratif personnalisé dans la gestion de votre association !
