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Le collaboration à distance avec une assistante virtuelle

Si le travail à domicile ne concernait que 6,6 % des actifs en France en 2018, il s’est imposé à grande échelle et en urgence depuis l’entrée en vigueur, le 17 mars 2020, des mesures de confinement prises pour endiguer la propagation de l’épidémie liée au Coronavirus.

Des millions de personnes ont ainsi dû travailler distance. Pour beaucoup, cette situation constituait leur première expérience de travail à distance. Pour d’autres le travail à distance est pratiqué depuis longtemps. C’est le cas des assistantes virtuelles, prestataires de services délivrant, via les outils du télétravail, des travaux de soutien (administratif, commercial, secrétariat, marketing, etc).

Assistante indépendante à distance

Il y a  longtemps, avant Internet, vous aviez 4 options dès lors que vous souhaitiez déléguer des tâches de support :

  • embaucher un employé à temps plein ou à temps partiel, même si vos besoins hebdomadaires dans le domaine ne couvraient pas totalement la charge de travail délégué ;
  • répartir le travail parmi les employés existants, même s’ils n’étaient pas forcément experts dans le domaine ;
  • embaucher une intérimaire ;
  • prendre un stagiaire, même si vous deviez passer du temps à le former.

Depuis l’avènement d’Internet et des technologiques du numérique,  vous avez la possibilité de recourir, sur la base d’un simple contrat commercial, à un expert immédiatement opérationnel – une assistante virtuelle – pour répondre à divers besoins de support dans le cadre d’un projet unique ou dans la durée. 

5 prestations à externaliser à une assistante virtuelle

Administration des achats

L’optimisation des coûts constitue un facteur de compétitivité et de différentiation entre les entreprises et la fonction Achat n’échappe pas à cet impératif. 

  • Gestion des fournisseurs
  • Mise en place et suivi d’échéanciers
  • Réception et traitement des factures fournisseurs
  • Réception, enregistrement et suivi des factures
  • Prise en charge des traitements avec les fournisseurs
  • Gestion des litiges fournisseurs
  • Suivi des règlement des factures
  • Archivage des factures sur votre espace d’hébergement

Assistance commerciale

Votre assistante commerciale externalisée va suivre vos dossiers en cours, préparer les rendez-vous des attachés commerciaux, rédiger vos courriers et traiter les litiges le cas échéant.

Suivant les cas, vous lui demanderez de présenter à vos clients les produits ou les services de votre entreprise. Elle devra pouvoir répondre aux demandes d’informations et même élaborer des offres et rédiger des argumentaires.

Vous pouvez aussi lui demander de mettre à jour le CRM, formuler des demandes de rdv auprès de prospects et planifier des rendez-vous. Elle fait partie intégrante de votre équipe. Sans en être salariée. Elle se fond donc dans votre décor. Lorsque nous envoyons en mail pour vous, il est aux couleurs de votre entreprise. Nous travaillons en marque blanche. Lorsque  nous décrochons le téléphone pour prendre rendez-vous, rien ne permet à votre prospect ou à votre client de savoir que c’est une assistante de chez Optim Office et pas une salariée de votre entreprise.

Administration des ventes

Finies les factures impayées ou oubliées ! Une assistante à distance peut prendre en charge la réalisation de nombreux travaux comme suit : 

  • Réalisation des démarches d’obtention des bons de commandes
  • Etablissement et enregistrement des factures Vente
  • Expédition des factures à vos clients
  • Suivi de la facturation, relances et enregistrement des paiements
  • Interface avec le comptable
  • Archivage électronique et classement des factures 

Pour plus d’informations sur nos prestations en matière d’ADV, vous pouvez consulter l’article du blog en suivant le lien ci-après.

ADV : 6 tâches à externaliser pour optimiser votre fonctionnement

 

Rédaction de comptes rendus de réunions

#1- Rédaction du PV de réunions du CSE

Depuis le début de la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19, les réunions ordinaires et extraordinaires du Comité Social et Economique (CSE)  s’enchaînent au sein des entreprises. Ces réunions, qui se tiennent aujourd’hui en visioconférence ou conference call, demandent une bonne préparation en amont (préparation de l’ordre du jour, convocation, etc) et font l’objet d’un procès-verbal consignant les débats et les décisions prises
Pour le secrétaire du Comité Social et Economique, il n’est pas toujours aisé de participer pleinement aux échanges tout en prenant des notes en vue de l’établissement du PV. Aussi ne doit-il pas hésiter de recourir aux services d’un prestataire chargé de la rédaction des PV des réunions du CSE

#2- Rédaction de vos comptes rendus de réunions

Même en période de confinement, vous continuez à organisez des réunions, qui ont lieu par visioconference ou audioconference. 

Dans ce cadre, vous pouvez transmettre à une assistante virtuelle le fichier audio,  à partir duquel elle pourra rédiger vos comptes rendus, selon les instructions que vous lui aurez communiquées.

#3- Retranscription écrite de vos webinars

Les webinars sont des conférences sur un thème particulier, organisées en ligne. Ils peuvent servir différents objectifs au sein de l’entreprise. Lorsque vous organisez un webinar, vous pouvez souhaiter disposer de sa transcription écrite, par exemple pour le diffuser aux personnes qui en feront la demande.

Transmettez le fichier audio à une assistante à distance qui saura le restituer au format texte.

#4 – Retranscription écrite de vos podcasts

Le podcasting, moyen technologique permettant de diffuser sur Internet des fichiers audio ou vidéo,  s’est beaucoup développé ces dernières années Dans cette période de distanciation qui est le nôtre, démarrer un podcast sur un thème défini fournit un excellent moyen de gagner en notoriété et de se positionner comme un expert dans votre domaine.  

Comme pour les webinars, vous pouvez demander à une assistante virtuelle proposant des services de retranscription de consigner par écrit les échanges tenus dans vos podcasts de sorte que vous puissiez les publier sur votre site web, et ainsi améliorer votre référencement.

#5- Restranscription écrite de vos entretiens et interviews

Vous pouvez aussi vous rapprocher d’une assistante virtuelle lorsque vous souhaitez obtenir la transcription écrite d’entretiens ou d’interviews.  

Télésecrétariat

Les professionnels qui le souhaitent peuvent bénéficier de services de secrétariat à distance. Pour découvrir les tâches concernées, je vous invite à lire l’article du blog en suivant le lien ci-après.

Secrétaire indépendante à Paris : 8 travaux à lui confier

Les modalités de votre collaboration avec une assistante virtuelle

Lorsque nous débutons une mission – que ce soit pour l’externalisation des tâches administratives ou pour la prise de rendez-vous qualifiés – nous commençons toujours par une découverte complète de votre entreprise. Nous avons besoin de comprendre votre métier, de saisir vos valeurs, d’analyser votre façon de travailler, de définir vos besoins. Nous devons aussi nous inspirer de votre culture d’entreprise, employer le même vocabulaire pour mener à bien les travaux dont vous souhaitez nous confier la réalisation

Des entreprises choisissent d’externaliser dans la durée des prestations de soutien administratif  tandis que d’autres optent pour l’externalisation pour répondre à un pic d’activité.

L’externalisation d’un certain nombre de travaux ne doit laisser la place à aucune équivoque. Quelle que soit la situation qui est la vôtre, un contrat est rédigé, détaillant, chiffrant et encadrant les prestations externalisées. Chaque partie doit savoir ce dont il a la responsabilité et à quoi il s’engage. 

Contactez-nous pour savoir comment nous pouvons vous aider dans votre activité (devis gratuit et sans engagement) !

 

 

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