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Réussir la collaboration avec les assistantes virtuelles

Les assistantes virtuelles (AV) sont des professionnelles délivrant, sur la base d’un contrat commercial, des services en ligne de soutien administratif, commercial, webmarketing, secrétariat bilingue, services généraux, pré-comptabilité, retranscription audio, etc.

5 étapes pour réussir la collaboration avec les assistantes virtuelles

Il n’est plus besoin de travailler au bureau pour être efficace, ni supporter les contraintes liées à l’embauche d’un collaborateur pour bénéficier, à raison de quelques heures par mois, à des services  de soutien administratif et fonctions support.
Les prestations de services  délivrées par les assistantes virtuelles répondent aux problématiques des managers qui souhaitent gagner en productivité et en flexibilité.
A cette fin, ces managers font le choix  d’externaliser certains travaux, dans le cadre d’un projet unique ou bien pour des besoins dans la durée, qu’il s’agisse de la facturation clients,  l’administration des prestataires et fournisseurs, la prise de rendez-vous qualifiés ou  la programmation et la préparation de rendez-vous.
Pour trouver l’assistante virtuelle qui réponde parfaitement  à vos besoins et vous aide à obtenir de vrais résultats, Karen Leland préconise, dans un article du Huffington Post, de suivre les 5 étapes suivantes :

1- Identifier les tâches routinières que vous n’aimez pas effectuer  

2 – Etablir une liste d’assistantes virtuelles potentielles au sein de votre réseau ou en menant une recherche sur Google « Trouver une assistante virtuelle » 

3- Examiner  le professionnalisme des candidates en passant en revue leur site web puis en organisant un échange téléphonique. Quelques questions à poser :

  • Quelle expérience avez-vous dans  (inclure la tâche que vous envisagez d’externaliser ) ?
  • Sur quelle plage horaire intervenez-vous ?
  • Quels sont vos honoraires ? Facturez-vous les prestations à l’heure, par projet ou sous la forme de forfait ?
  •  Avez-vous encore du temps dans votre emploi du temps pour prendre en charge le projet que je souhaite externaliser ?
  • Dans quel délai me répondrez-vous quand je vous adresse un email ?
  •  Avez-vous une équipe pour vous assister ? Si oui, est-ce que je travaillerai directement avec vous ou est-ce que je travaillerai avec les autres membres de l’équipe ?
  • Quels services fournissez-vous  (et quels services ne fournissez-vous pas ?)
  • Pouvez-vous me donner un aperçu de la façon dont vous travaillez avec les clients ?
  • Depuis combien de temps avez-vous créé votre activité ?
  • Exercez-vous votre activité à plein temps ?

Demander des références et en contacter deux.

4- Démarrer petit – Une fois que vous avez trouvé une assistante virtuelle, entamez la collaboration par un petit projet.  

5- Ne pas tergiverser lorsque  la personne retenue ne convient pas

Avant de formuler une demande de devis auprès de  prestataires spécialisés dans les services de soutien en ligne, il est impératif que que vous ayez clairement arrêté les tâches que vous envisagez d’externaliser ainsi que les critères sur la base desquels vous allez sélectionner un prestataire. Le choix vous appartient. L’aide est disponible pour vous aider à vous consacrer pleinement aux projets qui vous tiennent à coeur. 

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