Savoir s’entourer est crucial dans le succès de votre entreprise. Il se peut néanmoins que vous soyez dans une situation où  l’embauche d’un nouveau collaborateur n’est pas d’actualité, par manque de budget ou du fait d’un volume relativement faible de travaux que vous seriez susceptible de lui déléguer.

Avec les services de secrétariat indépendant,  il n’a jamais été aussi facile bénéficier, sur la base d’un contrat commercial, de nouveaux talents pour des besoins de support – quel qu’en soit leur volume –  ponctuels ou dans la durée.

Le rôle d’une secrétaire indépendante

Une secrétaire freelance offre des services essentiels qui optimisent l’efficacité et la productivité de ses clients. Elle sait comment soutenir les dirigeants et les équipes avec brio.

Le véritable avantage d’embaucher une secrétaire freelance réside dans la flexibilité des services qu’elle délivre. En effet, les entreprises, les associations et les indépendants peuvent recourir à ses services à raison de quelques heures par semaine ou par mois, selon leurs besoins spécifiques, sans se soucier des contraintes liées à l’embauche d’un employé à temps plein ou même à temps partiel. Elles bénéficient d’un soutien professionnel de haute qualité sans investir dans des formations coûteuses.

Les responsabilités d’une secrétaire indépendante peuvent varier en fonction des besoins spécifiques de ses clients. Grâce à ses compétences en organisation, elle pourra par exemple aider à rationaliser les processus internes,  optimiser les flux de travail et à améliorer l’efficacité opérationnelle d’une entreprise Certaines tâches lui sont couramment attribuées.

Création et mise à jour de votre base de contacts

Chaque semaine, votre activité vous amène à  rencontrer de nouvelles personnes,  dont les cartes de visite s’entassent peut-être dans les tiroirs, par manque de temps pour les enregistrer dans vos systèmes.

Pensez-vous que ce mode de fonctionnement participe du bon développement de votre activité ? La réponse est bien évidemment non..

Vous gagnerez en efficacité en recourant aux services d’une assistante administrative freelance pour la mise à jour de votre base de contacts.

Etablissement de vos notes de frais  

Je connais peu de managers dont la perspective d’établir une note de frais les met d’humeur joyeuse… Pourtant le comptable veille au grain…  et au final c’est toujours au dernier moment, alors que vous avez bien autre chose à faire, que vous devez vous y consacrer, en croisant les doigts pour qu’il ne manque aucun document…

Compiler les justificatifs de frais, les scanner, les enregistrer avant d’élaborer une note de frais mensuelle est une autre activité que vous gagnerez à déléguer à votre télésecrétaire Optim Office.

Dactylographie et mise en forme de vos rapports et comptes rendus de réunion

L’exercice n’est pas aisé – en particulier lorsqu’on travaille seul – de se concentrer sur la mise en forme d’un d’une document sur lequel l’on vient de consacrer des heures à sa rédaction.

Avec une assistante libérale,  vous n’avez plus à vous préoccuper des règles typographiques et de la parfaite mise en forme de vos écrits, qu’il s’agisse par exemple de la gestion de styles ou de la création d’une table de matière.

Vous pourrez aussi lui demander de faire imprimer les documents, les  relier avant de les expédier à leur destinataire par voie postale.

Gestion d’agenda  (programmation et confirmation de rendez-vous)

Personne mieux qu’une assistante de direction sait gérer l’agenda d’un dirigeant. Formuler des demandes de rendez-vous, proposer des créneaux de disponibilités, confirmer des rendez-vous, réserver une salle de réunion ou une table de restaurant, adresser des invitation agenda … sont autant de tâches réalisées par une secrétaire pour un dirigeant qui concourent à aider ce dernier à se concentrer sur sa fonction stratégique.

Pourtant, une nombre croissant de managers sont privés des services d’une assistante et doivent dépenser leur temps précieux à des travaux de secrétariat.

En externalisant les prises ou confirmations de rendez-vous auprès de votre assistante Optim Office,  à qui vous aurez par ailleurs  donné accès à votre agenda, vous retrouverez  du temps pour vos priorités.

Préparation des déplacements et visites

Organisation et préparation de projets événementiels 

Conception et scénarisation de vos présentations Powerpoint 

Je ne m’étendrai pas longuement sur le sujet, auquel  plusieurs articles du blog ont déjà été consacrés.

Pour en citer deux :

• les compétences Powerpoint (PPT) d’une assistante à distance en appui d’une secrétariat débordé.

• les 9 étapes de réalisation de vos présentations PPT

Envoi des cartes de voeux

Optim Office vous assiste dans  l’envoi des voeux professionnel à vos clients, prospects et fournisseurs. Cet article du blog montre comment nous pouvons vous aider.

J’arrête là cette énumération de travaux de secrétariat externalisables,  bien consciente que de nombreuses pages de blog devraient être consacrées pour couvrir dans sa totalité l’ensemble des missions que vous pourriez déléguer à une secrétaire indépendante.

Chaque manager est différent, ainsi que ses besoins en matière de support. Programmer vite votre consultation gratuite avec Optim Office pour savoir comment nous pouvons vous assister dans la bonne marche de votre activité !