Votre activité impose la planification de nombreuses réunions et d’entretiens en vue de sessions de formation, d’ateliers ou autres manifestations ?
Via les outils du télétravail, Optim Office propose aux dirigeants et managers des solutions efficaces de support administratif, en français comme en anglais.
Les forfaits Prise de Rendez-Vous répondent aux besoins spécifiques des entreprises, quelle que soit leur taille, désireuses de bénéficier d’une assistance de grande qualité, en français ou en anglais, pour programmer des RDV professionnels, dans la perspective d’entretiens bilatéraux et réunions importantes.
Modalités de réalisation des prestations de programmation de rdv
Les prestations sont réalisées en français et en anglais, du lundi au vendredi, hors jours fériés et fermetures d’Optim Office, sur la plage horaire suivante : 9 h à 12 h 30 et 14 h à 18 h.
Plusieurs forfaits existent, dont le tarif est calculé au prorata du nombre de rdv à programmer ainsi que du volume de prestations assorties que vous souhaitez déléguer.
Tous ces forfaits ont ceci en commun d’englober une ensemble de prestations couvrant les trois domaines suivants :
- Préparation et planification
- Lancement et suivi des opérations
- Reporting des actions et des résultats
Préparation et planification des opérations
- Organisation d’un conf call : présentation du projet, définition des deadlines des opérations, infos sur les participants, etc.
- Ouverture dans notre outil collaboratif de gestion de projet d’un dossier partagé récapitulant les échéances de toutes les opérations et autres informations utiles dans le cadre de la gestion dur projet.
- Création et téléchargement dans dropbox (ou dans votre espace de partage de documents) d’un dossier qui compilera toutes les pièces relatives au projet
- Etablissement d’un tableau Excel qui permettra à tous de suivre facilement et rapidement les opérations de prise de rendez-vous.
Lancement et suivi des opérations
- Préparation d’un modèle type de demande de rendez-vous
- Formulation de demandes de rendez-vous auprès des participants
- Croisement des agendas des participants
- Echanges par mail avec les participants dans le cadre de la programmation de leur rdv
- Création et lancement des invitations Outlook
- Suivi et relances des participants qui n’ont pas transmis leurs disponibilités
- Reprogrammation de rendez-vous (le cas échéant)
- Actualisation du récapitulatif des rendez-vous programmés
Reporting des actions et des résultats
1 fois par semaine, communication des actions réalisées et des résultats obtenus en matière de prise de rendez-vous
Gagnez en efficacité en bénéficiant de forfaits de grande qualité pour la programmation de réunions professionnelles.
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