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ADV : 6 tâches à externaliser pour optimiser votre fonctionnement

Les clients d’Optim Office, coachs, TPE et PME, ont ceci en commun qu’ils souhaitent concentrer leurs talents et leur énergie sur leur fonction stratégique et de facto ne pas gaspiller de temps à l’accomplissement de travaux de support, comme la facturation, qu’un prestataire de services peut parfaitement prendre en charge, plus vite et à un coût moindre.

Les forfaits ADV pour les coachs et entrepreneurs individuels

Ceci est particulièrement vrai dans le domaine de l’administration des ventes (ADV), qu’il s’agisse des démarches d’obtention des bons de commandes, de l’établissement et l’enregistrement des factures clients, du  suivi des paiements et de l’interface avec votre comptable. Vous trouverez ci-après quelques-unes des tâches qui peuvent être externalisées.

1 – Réalisation des démarches d’obtention des bons de commandes

Vous pouvez nous demander d’effectuer les démarches d’obtention de bons de commandes auprès de vos clients, de sorte que vous puissiez facturer vos prestations dans les meilleurs délais possibles.

En effet, certains de vos clients formulent des demandes d’achat couvrant les prestations (services et frais) que vous réalisez pour eux dans une période de temps déterminée.  Ces demandes débouchent sur l’émission d’un bon de commande, dont le numéro est à reporter sur toute facture que vous émettez, sous peine d’être retoquée par le service de la comptabilité fournisseurs qui la réceptionnera.

Nous vous faisons gagner du temps en entreprenant toutes les démarches relatives à l’obtention des bons de commandes émis par vos clients dans le cadre des missions réalisées par votre structure.

ADV : Réalisation des démarches d'obtention des bons de commande

2 – Etablissement et enregistrement des factures Vente

Sur la base de votre modèle standard et de vos instructions, nous mettons en forme vos factures, avant de vous les transmettre pour validation.

Administration des ventes : établissement des factures

3 – Expédition des factures à vos clients

Nous pouvez nous demander de prendre en charge l’envoi de vos factures par mail, voie postale ou en les téléchargeant directement sur le portail dédié de vos clients.

Services ADV d'envoi des factures Vente

 4 – Suivi de la facturation, relances et enregistrement des paiements 

Nous assurons le suivi des factures Vente  et répondons aux demandes formulées dans ce cadre par vos clients.

Nous enregistrons les paiements et effectuons les relances  (par tél, email et voie postale), avec votre accord, dès lors qu’une facture se trouve en statut impayé.

Office-manager freelance : suivi et relance des factures impayées

5 -Interface avec le comptable

Nous pouvons, si vous le souhaitez, assurer une interface avec votre comptable, notamment pour lui transmettre vos factures Vente,  le tenir informé des paiements et répondre aux questions posées.
Assistante freelance : mission d'interface ADV avec le comptable

6 – Archivage électronique des factures 

Nous nous occupons aussi de classer et archiver vos factures.

L’ensemble des prestations réalisées par Optim Office dans le cadre de l’administration de vos ventes est intégré dans des forfaits (mensuel, trimestriel ou semestriel), personnalisés selon vos besoins.

Contactez-nous vite pour savoir comment nous pouvons vous aider dans la bonne marche de votre activité !

 

 

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