Depuis le 1er janvier 2020, le Comité Social et Economique (CSE) est devenu la principale institution représentative du personnel, à la suite de la disparition du comité d’entreprise (CE), du CHSCT et des délégués du personnel.
I – Rôle et attributions
Le CSE a pour mission de promouvoir et de veiller à la santé, la sécurité de toute personne placée à quel titre que ce soit sous l’autorité de l’employeur.
Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, il joue, lors de situations de crise, un rôle particulièrement important, aucune décision de l’employeur ne pouvant être prise sans le recueil préalable de son avis dans les domaines suivants :
- les modifications importantes de l’organisation du travail ;
- le recours à l’activité partielle ;
- les dérogations aux règles relatives à la durée du travail et aux repos.
II – Les réunions du CSE
Les réunions ordinaires et extraordinaires de CSE s’enchaînent dans les entreprises, depuis le début de la crise sanitaire liée à l’épidémie de COVID-19.
Sous la houlette du secrétaire, leur tenue, et à plus forte raison lorsqu’elle est organisée à distance, par visioconférence, conference call ou messagerie instantanée, comme l’autorise une ordonnance entrée en vigueur le 3 avril 2020, requiert tout à la fois :
- une bonne préparation en amont,
- une animation respectueuse du temps de chacun,
- la production d’un procès-verbal restituant fidèlement les échanges tenus et les décisions prises.
III – Externaliser la rédaction des PV de réunions
L’organisation même d’une entreprise fait que bien souvent le secrétaire du CSE peut difficilement participer pleinement aux débats tout en prenant en charge la prise de notes en vue de la rédaction ultérieure du PV. Aussi, Optim Office mobilise-t-il ses ressources pour accompagner les CSE en délivrant des prestations de rédaction des procès-verbaux, à partir d’enregistrements audio ou d’une présence sur site.
3.1- Rédaction du PV sur la base d’un enregistrement audio
Optim Office travaille à partir de la capture son de la séance :
– vous nous transmettez vos fichiers audio via Dropbox ou WeTransfer
– votre rédactrice consigne les échanges dans un document Word, sur la base de vos instructions (transcription verbatim, épurée, synthétique, résumée).
Vous ne supportez aucun frais lié aux déplacement, ni d’honoraires relatifs à la présence sur site.
3.2- Rédaction du PV sur la base de prises de note en séance
Présente à la réunion du CSE, votre rédactrice Optim Office s’occupe de l’enregistrement des débats (si autorisé), la prise de note en séance et la rédaction du procès-verbal.
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