Gestion de projets, facturation clients, prise de rendez-vous qualifiés, secrétariat, retranscription audio, gestion administrative… Véritable service de soutien administratif et commercial externalisé, Optim Office associe des compétences pluridisciplinaires qu’elle met au service des entreprises et des associations.
Il y a quelques semaines, par exemple, une organisation a appelé pour de la retranscription. Son problème ? Elle avait 40 heures d’enregistrement audio à restituer au format texte. Une formation enregistrée en live et personne en interne pour la consigner par écrit et la mettre en forme. Son objectif ? Pouvoir communiquer le contenu à tous ses collaborateurs. Elle nous a donc transmis les fichiers d’enregistrement audio à partir desquels Optim Office a retranscrit l’intégralité des interventions en éliminant les hésitations et les répétitions et en reformulant lorsqu’il y avait des fautes de syntaxe.
Résultat, notre client a pu obtenir un document en format Word qui rapportait avec exactitude le contenu de la formation et des ateliers, qu’il a pu ensuite diffuser, au format PDF, auprès des personnes concernées. Il pourra aussi l’imprimer et le mettre à disposition au centre de ressources et de documentation. Il s’agissait là d’une mission ponctuelle.
Rédaction de comptes rendus de réunions : des services de retranscription à la carte
Pour d’autres structures, nous intervenons de façon régulière, par exemple lors de réunions hebdomadaires (management, commercial), mensuelles (comités d’entreprise, conseils d’administration) et trimestriels voire quadrimestriels. Dans ce contexte, nos clients transmettent l’enregistrement audio par Internet (Via WeTransfer ou Dropbox par exemple) ou bien nous demandent d’être présents à la réunion pour prendre des notes et enregistrer les débats.
Nous restituons toujours le travail avec le niveau de retranscription souhaité : mot-à-mot, intégral épuré, avec reformulation ou synthétique (au style indirect – seuls les points les plus importants de la réunion ou du séminaire sont restitués).
Tous les travaux sont facturés sur la base du temps d’enregistrement. Un devis personnalisé vous est toujours adressé en fonction du nombre de paramètres : niveau de retranscription, urgence et délais de traitement du dossier, qualité du son de l’enregistrement et le nombre d’intervenants.
Vous souhaitez optimisez votre fonctionnement en externalisant à un prestataire de confiance, la rédaction de comptes rendus de réunions, d’interviews, d’ateliers, d’assemblées générales ou de toute autre manifestation orale, aux fins de leur diffusion ou archivage ? Contactez-nous vite pour un devis gratuit et sans engagement !
