En m’appuyant sur une expérience de 20 ans d’assistante de direction auprès de dirigeants du secteur public comme du secteur privé, j’ai créé Optim Office en 2010, sous le régime de l’auto-entreprise, avec l’objectif d’aider les managers à se recentrer sur leurs priorités en leur apportant, à distance et ponctuellement sur site, une assistance administrative et commerciale de grande qualité et particularisée selon leur situation et leurs besoins.
Initialement, les prestations de soutien se limitaient à un ensemble de tâches d’assistanat de direction et d’office-management, délivrées en français comme en anglais.
Au fil du temps, l’offre de services s’est étoffée, englobant, à compter de 2012, au moment où l’entreprise se transformait en EURL, la prospection commerciale, l’administration des ventes et des achats. Depuis 2022, cette offre s’étend aux prestations d’OBM pour aider les entrepreneurs web dans le pilotage de leur activité (gestion de projets, gestion d’opérations, management d’équipes à distance…)
Illustrations de prestations réalisées depuis 2010 :
Office-management
- Création de la fonction Secrétariat & Gestion administrative au sein d’une entreprise spécialisé dans le conseil en management
- Préparation des conseils d’administration d’une association (odj…)
- Organisation des assemblées générales d’une fédération nationale
- Prestations à distance et ponctuellement sur site pour une PME à Paris spécialisé dans l’apprentissage de langues étrangères
- Organisation d’une campagne de renouvellement des adhésions pour une fédération nationale (association loi 1901)
Secrétariat
- Secrétariat d’un comité de pilotage présidé par notre client, association dans le BTP
- Dactylographie et mise en forme de documents dans les locaux d’une TPE dans la promotion immobilière
- Dactylographie et mise en forme de comptes rendus de chantier et CCTP pour une société d’ingénierie pour la conception de bâtiments
- Transfert de 150 diapositives dans un nouveau modèle de présentation Powerpoint à la demande de notre client, coach
- Prestations de secrétariat pour une association (loi 1901) délivrées sur la forme de forfaits trimestres pour une association à Rennes spécialisée dans la musique et la danse
- Mise en forme d’un fascicule de recettes de cuisine libanaises
- Mise en forme d’une présentation Powerpoint de 80 pages à partir d’un modèle pour une PME du BTP
- Assistance administrative bilingue anglais sur site et à distance pour un groupe international spécialisé dans les missions d’audit
- Mise à jour d’une base de contacts d’une entreprise individuelle spécialisée dans le conseil
- Relecture et rédaction de documents pour un coach
- Relecture et révision d’un site web pour un entrepreneur spécialiste de LinkedIn
- Assistance administrative ponctuelle (enregistrement des commandes, établissement et suivi des factures) dans les locaux d’une entreprise spécialisée dans les carreaux de ciment
- Mise en forme de notes de frais pour un particulier
- Saisie dactylographique de notes manuscrites en anglais
- Saisie d’information sur un site web
- Saisie d’informations sur le CRM d’un entrepreneur individuel spécialisé dans le SEO
- Assistance administrative bilingue français-anglais après d’une avocate japonaise à Paris
Retranscription audio – rédaction PV de réunions
- Rédaction des procès-verbal de réunions CSE d’une PME en région PACA spécialisée dans l’informatique
- Rédaction des comptes rendus d’un groupe de pilotage présidé par notre client
- Rédaction de PV de réunions CT et CHSCT pour un organisme public en région Auvergne-Rhône Alpes
- Retranscription mot à mot d’un webinaire organisé par une fondation nationale qui agit contre l’exclusion et le mal-logement
- Retranscription écrite des interviews d’un journaliste américain à Paris
- Enregistrement audio et rédaction du PV des réunions d’un groupement de concessionnaires automobiles
- Retranscription écrite d’un séminaire organisé à Paris par une bio-tech américaine (Californie)
Prospection commerciale
- Campagne de prospection commerciale btob multicanale (email + phoning) réalisée sur la base d’un forfait annuel pour une PME spécialisé dans l’innovation
- Réalisation d’une campagne de prise de rdv qualifiés auprès de 70 prospects pour une PME spécialisé dans le conseil en management
- Qualification de fichiers pour un organisme public
- Campagne de relances téléphoniques pour un organisme public
- Organisation d’une campagne de prise de rendez-vous qualifiés pour une entreprise organisatrice de manifestations liées à la photographie contemporaine
Administration des ventes
- Gestion des factures ventes d’une entreprise spécialisée dans la formation
- Etablissement, envoi et suivi des factures ventes d’une entreprise individuelle spécialisée dans le coaching des dirigeants
- Etablissement, envoi et suivi des factures vente d’un entrepreneur individuel
Assistance administrative auprès de consultants formation
- Mise en forme de profils pour une entreprise de coaching
Administration des achats
- Etablissement des contrats de prestations pour les fournisseurs, relations avec les prestataires et gestion des factures pour une entreprise américaine dans l’informatique
- Préparation des documents destinés au comptable de l’entreprise
Gestion administrative et commerciale, secrétariat externalisé, ADV, l’exercice n’est pas aisé de faire le tour, en un simple article de blog, de l’accompagnement d’Optim Office auprès des entreprises, des professions libérales et des associations sur plus d’une décennie. Ce sont peut-être nos clients qui expriment le mieux, au travers leurs témoignages, comment ils bénéficient des services d’une assistante ou d’un office-manager freelance dans la bonne marche de leur activité.
