Une assistante virtuelle (AV) délivre à distance des services de support, permettant ainsi à un dirigeant de concentrer son énergie sur les objectifs essentiels de son entreprise.
Les « responsabilités stratégiques du dirigeant exigent de la réflexion et supposent une disponibilité intellectuelle qui supportent assez mal des horaires surchargés par des tâches secondaires. » – Robert Papin (La Création d’Entreprise)
Il y a longtemps, avant l’ère d’Internet, vous aviez plusieurs options dès lors que vous souhaitiez mieux gérer votre temps en délégant des tâches de support administratif et commercial :
- embaucher un employé à temps plein ou à temps partiel, même si vos besoins hebdomadaires dans le domaine ne couvraient pas totalement la charge de travail délégué ;
- répartir le travail parmi les employés existants, même s’ils n’étaient pas forcément experts dans le domaine ;
- embaucher une intérimaire ;
- prendre un stagiaire, même si vous deviez passer du temps à le former.
Aujourd’hui, vous pouvez avoir recours, sur la base d’un simple contrat commercial, à un expert immédiatement opérationnel – une assistante virtuelle – pour répondre à divers besoins dans le cadre d’un projet unique ou dans la durée.
Vous trouverez ci-après quelques-unes des tâches de support administratif et commercial que vous pourriez confier à Optim Office pour vous consacrer à votre fonction stratégique.
Organisation
- Gestion de votre agenda et programmation des réunions
- Préparation des déplacements (itinéraires, vol, train, hôtel)
- Préparation des visites
- Recherche et commande de produits et services
- Mise à jour votre liste de contacts
- Saisie de données
- Rappel des actions que vous pourriez oublier
Cycle de vente
Administration des ventes (ADV)
- Préparation de la facturation
- Suivi des factures
- Recouvrement
- Interface avec votre comptable
- Gestion de l’archivage électronique
Prise de rendez-vous commerciaux
- Formulation de demandes de RDV par mail sur la base d’un modèle-type, d’une adresse email dédiée avec l’extension de votre entreprise et d’une liste de contacts validés par vous
- Transmission à la cible de vos disponibilités dans la perspective de l’organisation d’un rendez-vous
- Etablissement et envoi des invitations agendas
- Reprogrammation de rendez-vous
- Recherches sur Internet (qualification de fichier)
- Reporting
- Mise à jour de votre base de contacts
Administration & Rédaction
- Retranscription écrite d’enregistrement audio et vidéo
- Rédaction de comptes rendus de réunion
- Relecture de votre contenu
- Administration des achats
Les managers souhaitant externaliser des prestations récurrentes à des dates et créneaux horaires pré-définis peuvent réservent des demi-journées ou journées.
Ceux qui souhaitent externaliser des prestations récurrentes en dehors de plages horaires prédéfinis optent pour des forfaits personnalisés (mensuels, trimestriels ou annuels).
Les prestations réalisées dans le cadre d’un projet unique font l’objet d’un devis sans frais et sans engagement.
Ne perdez plus de temps à accomplir des tâches de support qu’une assistante à distance pourrait réaliser aussi bien à un coût moindre ! Contactez vite une assistante virtuelle pour vous aider dès la rentrée dans la bonne marche de votre activité !
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