Le slogan d’Optim Office (« Vous aider à vous recentrer sur vos priorités ») procède d’une réflexion sur le rôle de l’assistante de direction à l’heure des technologies de l’information et de la communication. De simple exécutante, l’assistante est devenue, en l’espace de 20 ans, cette super organisatrice, grâce à laquelle un dirigeant peut concentrer son énergie sur les objectifs essentiels de son entreprise.
Le livre de Robert Papin « La création d’entreprise » (éditions Dunot), dont je recommande la lecture, aborde aussi cette question du bon usage du temps dans le développement d’une entreprise et décrit l’aide précieuse que peut apporter une secrétaire de direction.
L’auteur souligne à juste titre que les « responsabilités stratégiques du dirigeant exigent de la réflexion et supposent une disponibilité intellectuelle qui supportent assez mal des horaires surchargés par des tâches secondaires. »
En conséquence, il est impératif de « mieux répartir les efforts pour augmenter son efficacité et protéger sa santé ».
Savoir mieux gérer son temps suppose le respect des trois principes suivants :
1- Se protéger contre soi-même
Il s’agit de rompre avec « certains comportements, des habitudes ou des méthodes de travail, qui peuvent faire perdre du temps ».
- ne pas définir les objectifs,
-
ne pas travailler avec ordre et méthode,
- ne pas distinguer l’essentiel de l’accessoire,
- tomber dans le perfectionnisme,
- fuir les tâches importantes.
2- Se protéger contre son environnement
Il est essentiel de prendre conscience des sources de gaspillage (de temps), comme « la lecture des emails, les visiteurs intempestifs, les réunions inutiles, l’absence de personnel compétent, les circuits d’information inexistants ou défaillants, les systèmes de contrôles insuffisants (…), les activités extérieures sans aucune retombées pour l’entreprise ».
3- Déléguer certaines tâches à vos collaborateurs et notamment à votre secrétaire
Le temps de la secrétaire sténo-dactylographe est depuis longtemps révolu et a fait place à l’assistante de direction qui optimise le temps de son manager en le libérant de toutes les tâches administratives et/ou commerciales secondaires.
« Aucun précis de management n’accorde aux secrétaires de direction la place qui devrait leur revenir et très rares sont les professeurs de gestion qui encouragent des jeunes femmes et des jeunes hommes à s’orienter vers cette activité dont l’importance est grandissante ».
Comme souligné à plusieurs reprises sur ce blog, le spectre des missions d’une assistante est large et varie selon son profil, son expérience et l’environnement dans lequel elle évolue. A ce titre, je vous invite à relire l’article toujours d’actualité, publié en avril 2011, qui présentait 70 tâches de gestion et secrétariat, à confier à une assistante indépendante à distance.
- programmer et organiser les rendez-vous de son manager,
- préparer ses déplacements et régler toutes questions logistiques relevant de son emploi du temps,
- rédiger, dactylographier et mettre en forme des documents et supports de présentation,
- traiter et exploiter une partie des informations de la structure dont elle relève.
Sa maîtrise de l’anglais se révèle indispensable lorsqu’il s’agit d’accompagner le développement international de l’entreprise.
