Recruter ou externaliser, quelle option choisir ? Depuis quelques temps, vous et votre équipe devez répondre à un pic d’activité se traduisant par une augmentation significative des tâches de support commercial ou administratif, que vous traitez au mieux… au détriment du reste, par manque de temps.
Il est urgent de trouver de l’aide, déléguer à un spécialiste ces tâches chronophages et ainsi retrouver le temps pour vous recentrer sur vos priorités. Mais vous vous posez la question de savoir s’il faut embaucher ou externaliser. Les deux solutions présentent des avantages et des inconvénients.
Recruter un assistant administratif et/ou commercial
La fonction d’assistant (e) requiert des compétences et des savoir-faire, de la polyvalence, une grande capacité d’adaptation, de la diplomatie ainsi que de la discrétion.
Le recrutement d’ un(e) assistant(e) constitue une étape importante – c’est une personne qui doit avoir votre confiance – et implique la définition des besoins, l’établissement d’une fiche de poste, le lancement d’une campagne de recrutement, l’examen des candidatures, l’organisation des entretiens avec des candidats et la sélection de la meilleure candidature.
Le ministère de l’économie a développé un simulateur permettant calculer le coût réel d’une embauche.
Par la suite, il ne faudra pas négliger le temps (et le coût) passé à la formation de votre nouveau collaborateur.
Ensuite – et tout le monde n’y pense pas nécessairement – votre assistant(e) aura besoin d’un poste de travail équipé et fonctionnel. Il occupera une place physique dans l’entreprise (une pièce, un bureau, un téléphone, des fournitures …).
Enfin, son embauche comme la rupture de son contrat s’il y a moins de travail ou si la personne n’est pas à la hauteur de vos attentes engendreront des frais à intégrer nécessairement dans votre budget.
Externaliser à un prestataire externe des travaux de soutien administratif et/ou commercial
L’externalisation de certains travaux de support constitue bien plus qu’une opération de réduction des coûts. Elle est la solution pertinente pour les entreprises et les organisations qui souhaitent bénéficier d’une assistance spécifique pour répondre à une surcharge ponctuelle de travail ou pour satisfaire des besoins dans la durée, dont le volume ne justifie pas l’embauche d’un collaborateur.
Elle requiert, en premier lieu, que vous formalisiez précisément, par exemple sous la forme d’un cahier des charges, vos objectifs et attentes (nature du besoin, volume, expertise requise…), qui seront un pré-requis à l’élaboration, par le prestataire que vous avez contacté, d’une proposition commerciale personnalisée.
Chez Optim Office, les étapes de notre collaboration sont clairement définies. Nous prenons contact avec vous, dès réception de votre demande de devis, afin d’organiser un échange téléphonique en vue de préciser, avec le maximum de détails, votre projet. Dans les heures qui suivent, vous recevez un devis détaillé décrivant, chiffrant et encadrant les prestations que nous proposons de développer pour répondre à vos besoins.
5 avantages clés de l’externalisation
- Flexibilité opérationnelle
- Accès à de nouveaux talents immédiatement opérationnels
- Services sur mesure, à votre rythme, selon votre situation et vos besoins
- Absence de contraintes liées aux contrats de travail et à la gestion du personnel.
- Maîtrise des coûts
Travaux externalisables
Il existe une multitude de travaux de soutien administratif et commercial que vous pouvez externaliser pour gagner en efficience économique et opérationnelle.
Optim Office dispose d’une équipe d’assistantes, office-managers et de consultantes qui se tiennent à votre disposition pour vous aider dans la bonne marche de votre activité. Via les outils du télétravail et ponctuellement sur site, nous intervenons pour vous comme un membre à part entière de votre équipe. Vous trouverez ci-après, à titre indicatif, quelque-uns des travaux que nous réalisons pour nos clients :
- Préparer, envoyer et suivre les factures Vente
- Assurer l’administration des achats
- Vous accompagner dans l’organisation d’événements (AG, conférences, ateliers, séminaires, etc)
- Piloter un projet
- Coordonner le travail de prestataires à distance
- Gérer l’archivage électronique des documents
- Saisir des données
- Programmer vos déjeuners et dîners professionnels et effectuer les réservations dans les restaurants
- Préparer et organiser vos réunions
- Gérer une boîte mail
- Gérer un agenda et prendre les rdv
- Rédiger et diffuser les comptes rendus de réunions
- Qualifier des fichiers (prospection commerciale)
- Accompagner votre équipe commerciale en prenant en charge la formulation de demandes de rdv auprès de prospects ciblés
- Mettre en place une opération de phoning commercial
- Mettre à jour votre CRM
- Dactylographier, mettre en forme et expédier des documents
- Préparer vos déplacements et visites
- Relire et corriger des documents
- Vous assister dans l’organisation d’un webinar
- Créér et mettre en forme vos newsletters
- Créér des systèmes et process
- Prendre en charge la réalisation de travaux relevant des services généraux
- Réaliser les travaux préparatoires à la comptabilité
- Vous accompagner dans la relation client.
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Recruter ou externaliser, il vous appartient de choisir la solution la plus adaptée à votre structure. L’externalisation vous permet de gagner en compétitivité et d’optimiser votre fonctionnement tout en disposant d’un moyen souple et économique de gestion des compétences. En revanche, le recrutement d’un(e) assistant (e) est la solution adaptée si vous souhaitez bénéficier d’une assistante à plein temps et que vous disposez du budget adéquat.
