L’externalisation à un prestataire de services basé à Toulon (83) de tâches de secrétariat administratif ou commercial n’est pas réservée aux indépendants, aux associations et aux organismes publics. Elle concerne au premier chef les entreprises, quelle que soit leur taille, de la TPE au groupe.
Depuis 2010, Optim Office délivre, à distance et ponctuellement sur site, des prestations de secrétariat (en français comme en anglais) aux dirigeants et aux managers d’entreprises afin de :
- renforcer leurs équipes pour répondre à un pic d’activité ;
- satisfaire des besoins dans la durée, dont le volume ne justifie pas l’embauche d’un collaborateur dans leurs locaux.
Illustration de prestations délivrées par un secrétariat externalisé
Les entreprises varoises peuvent s’appuyer sur Optim Office pour soutenir avec brio leurs dirigeants et leurs équipes et améliorer leur efficacité opérationnelle en prenant en charge les prestations suivantes :
- Gestion de l’agenda d’un dirigeant : planification des rendez-vous ; préparation et organisation des comités directeurs, réunions et visio-conférences, préparation des visites, des déplacements et des séminaires, suivi des échéances…)
- Gestion de la correspondance (emails, courrier)
- Traitement et suivi de dossiers transversaux
- Rédaction et mise en forme de documents (PV réunions, courriers)
- Création de supports de présentation Powerpoint et tous types de travaux bureautiques
- Elaboration et suivi de tableaux de bord, reportings, gestion de projets
- Préparation de sessions de formation ou opérations événementielles
- Gestion de la facturation et des relances clients
- Classement et archivage électronique des documents
- Création ou mise à jour de la base de contacts
- Prospection commerciale : prise de rendez-vous qualifiés
Avantages du secrétariat externalisé pour votre entreprise à Toulon
Force est de contaster qu’un grand nombre de dirigeants n’ont plus accès au support administratif qu’ils aspirent, pour deux raisons principales :
- le volume des tâches à déléguer ne leur semble pas justifier le recrutement d’une assistante, même à temps partiel ,
- les coûts inhérents au recrutement d’une assistante (ou d’un intérimaire) les en dissuadent.
Dans ces situations, ces managers retirent, en s’adjoignant les services de secrétariat externalisé, de multiples avantages :
- Réduction des coûts : ils bénéficient de nouveaux talents sans les contraintes liés à l’embauche d’un salarié (recrutement, formation, gestion, etc.).
- Flexibilité : nous leur apportant des services de secrétariat de grande qualité, sur mesure et immédiatement opérationnels et les aidons ainsi à atteindre leurs objectifs sans le stress de devoir tout accomplir dans l’urgence.
- Expertise : Vous est-il arrivé de passer du temps à faire ou refaire la mise en page d’un rapport, le formatage d’une newsletter ou la rédaction d’un courrier, sans obtenir l’effet escompté ? Votre assistante Optim Office dispose des compétences et du savoir-faire pour réaliser ces prestations plus rapidement que vous et à un coût moindre.
- Accessibilité à de multiples ressources : Optim Office a l’habitude de collaborer avec d’autres professionnels. Nous saurons vous suggérer une solution pour optimiser votre fonctionnement.
- Accroitre le chiffre d’affaires : en externalisant des tâches routinières ou qui n’apportent aucun revenu direct, nos clients créent les conditions nécessaires pour rencontrer un plus grand nombre de clients potentiels et développer de nouveaux services. Toutes ces actions peuvent contribuer leurs revenus.
Modalités de notre intervention
Vous nous transmettez au préalable vos besoins et vos attentes ainsi que votre mode de fonctionnement. Nous intervenons, sur la base d’un devis approuvé, pour renforcer vos équipes.
J’espère vivement m’entretenir très bientôt avec vous et apporter les solutions répondant à vos besoins spécifiques.
Programmez dès maintenant votre consultation gratuite avec Optim Office en bloquant une date et horaire ici ou via la page de contact sur notre site web
