Vous recherchez un appui pour assurer la continuité de certaines actions commerciales, administratives ou digitales, ou vous vous interrogez sur l’externalisation de certaines fonctions de votre activité ?
Cette Foire aux Questions rassemble les réponses aux principales questions concernant les prestations Optim Office, leur organisation et leurs modalités de fonctionnement.
Optim Office intervient comme partenaire opérationnel auprès des TPE, PME, professions libérales et associations. Selon les besoins, l’accompagnement peut mobiliser une expertise commerciale, administrative ou digitale. La coordination d’activité permet également, lorsque la situation le nécessite, de structurer, relier et suivre plusieurs actions.
L’externalisation administrative consiste à confier tout ou partie de certaines tâches de gestion à un prestataire externe : gestion documentaire, suivi de dossiers, gestion fournisseurs, organisation de réunions, préparation de documents ou traitement des emails professionnels.
Elle permet au dirigeant de dégager du temps pour ses priorités tout en bénéficiant d’une organisation structurée, sans créer nécessairement un poste salarié pour couvrir ces besoins.
À lire : Comment gagner du temps en allégeant sa gestion administrative.
L’externalisation permet d’adapter les ressources aux besoins réels de l’activité, qu’ils soient réguliers ou ponctuels. Elle évite certaines charges fixes liées à la création d’un poste interne et permet d’accéder aux compétences nécessaires selon les missions confiées.
Elle répond notamment aux structures qui souhaitent gagner du temps, absorber une variation d’activité ou structurer une fonction sans recruter immédiatement.
À lire : Recrutement ou externalisation : quelle solution retenir ?
L’externalisation devient particulièrement pertinente lorsque certaines tâches mobilisent trop de temps, que les urgences s’accumulent, qu’une fonction manque de structure ou que l’activité connaît des variations importantes.
Elle peut également répondre à un besoin ponctuel, à une montée en charge temporaire ou à un projet nécessitant des compétences qui ne sont pas disponibles en interne.
Le choix entre externalisation et recrutement dépend cependant du volume, de la récurrence et du niveau d’intégration nécessaire dans l’entreprise.
Optim Office accompagne principalement les TPE, PME, professions libérales et associations.
Les prestations s’organisent autour de trois expertises principales : le développement commercial, la gestion administrative et la communication digitale. Selon les besoins, la coordination d’activité permet également de structurer et de relier plusieurs actions afin d’en assurer le suivi et la continuité.
La majorité des prestations sont réalisées à distance grâce aux outils collaboratifs utilisés avec nos clients.
Certaines missions peuvent toutefois nécessiter une présence sur site, notamment la participation à des réunions ou à des assemblées générales. Ces interventions sont définies en fonction de la nature de la mission et de sa localisation.
Les missions peuvent notamment concerner la gestion des emails et documents, le suivi de dossiers, la gestion fournisseurs, l’organisation de réunions, la préparation de documents, le suivi administratif ou le secrétariat courant.
Le périmètre est défini selon votre organisation afin de distinguer les tâches qui peuvent être externalisées de celles qui doivent rester sous votre responsabilité ou celle de vos équipes.
Oui. Optim Office peut prendre en charge une campagne destinée à acquérir de nouveaux clients : préparation de la campagne, qualification des contacts, prises de contact par email et téléphone, relances, demandes de rendez-vous et suivi des actions.
Le dirigeant conserve la maîtrise de la relation commerciale, de la proposition, de la négociation et de la décision finale.
L’acquisition consiste à entrer en relation avec de nouvelles entreprises afin de créer de nouvelles opportunités commerciales.
Le développement des ventes à partir de la base clients concerne des relations qui existent déjà ou ont existé. La démarche vise à identifier les clients et anciens clients à travailler, reprendre contact, détecter de nouveaux besoins et faire émerger de nouvelles possibilités commerciales.
Les deux démarches sont complémentaires et peuvent être menées séparément ou conjointement selon la situation de l’entreprise.
Le développement commercial constitue le périmètre global. Il peut notamment englober la prospection, le développement des ventes auprès des clients et anciens clients et le suivi d’opportunités commerciales.
La prospection commerciale concerne plus spécifiquement l’acquisition de nouveaux clients et la progression des nouvelles opportunités jusqu’aux étapes définies avec le dirigeant.
L’administration des ventes assure la continuité administrative et opérationnelle du cycle de vente.
Ces interventions répondent donc à des besoins différents, mais elles peuvent se compléter selon l’organisation et les objectifs de l’entreprise.
Oui. L’intervention peut porter sur une étape précise selon les besoins de l’entreprise.
Optim Office peut notamment intervenir sur l’acquisition de nouveaux clients, le développement des ventes auprès des clients et anciens clients ou certaines opérations liées à l’administration des ventes.
Le périmètre est défini avant le démarrage afin d’identifier clairement les responsabilités d’Optim Office et celles qui restent assurées par le dirigeant ou ses équipes.
Le terme « assistante virtuelle » désigne généralement une professionnelle qui réalise à distance des prestations administratives, commerciales, organisationnelles ou digitales.
L’assistante digitale intervient plus spécifiquement sur les activités liées aux outils numériques, aux contenus et à la visibilité en ligne : gestion de contenus, réseaux sociaux, newsletters, outils collaboratifs ou automatisations.
Chez Optim Office, l’assistance digitale correspond à l’un des périmètres de prestations qui peuvent être mobilisés selon les besoins du client.
La coordination d’activité constitue une fonction transversale qui permet de structurer, relier et suivre plusieurs actions nécessaires au fonctionnement ou au développement de l’entreprise.
Elle peut être utile lorsque plusieurs sujets doivent avancer simultanément, que différents intervenants participent à leur réalisation ou que le dirigeant souhaite disposer d’un suivi centralisé des priorités et des actions engagées.
Selon la mission, Optim Office peut organiser les informations, suivre les échéances, coordonner les intervenants concernés et assurer la continuité des actions définies avec le dirigeant.
La coordination d’activité peut présenter certains points communs avec des fonctions parfois désignées par le terme « OBM » (Online Business Manager), sans que les deux notions soient strictement équivalentes.
Oui. Certaines prestations administratives, organisationnelles et de secrétariat peuvent être réalisées en français comme en anglais.
Optim Office peut notamment prendre en charge des échanges écrits, des emails professionnels et des documents courants pour les organisations travaillant avec des clients, fournisseurs ou partenaires internationaux.
La collaboration commence par un échange destiné à comprendre votre situation, vos objectifs et le périmètre que vous envisagez de déléguer.
Lorsque le besoin est suffisamment défini, Optim Office propose la prestation ou le devis correspondant.
Après validation, les modalités de fonctionnement, les accès nécessaires, les interlocuteurs et les priorités sont organisés avant le démarrage.
En savoir plus : Les étapes de notre collaboration.
Sylvie, fondatrice d’Optim Office, reste l’interlocutrice principale et intervient dans le pilotage ainsi que dans la réalisation de certaines missions.
Selon les compétences nécessaires, des partenaires spécialisés peuvent également intervenir. Optim Office organise alors la répartition des actions, leur coordination et leur suivi afin que le client conserve un interlocuteur principal.
À lire : À propos d’Optim Office.
Chaque mission repose sur un périmètre défini, des informations de travail organisées et un suivi des actions réalisées.
Lorsque plusieurs intervenants participent à une mission, Optim Office coordonne leur travail et centralise le suivi.
Cette organisation facilite également la continuité lorsque la nature de la prestation permet qu’un autre intervenant prenne temporairement le relais.
Les informations confiées dans le cadre des missions sont traitées de manière confidentielle.
Les collaborateurs et partenaires amenés à intervenir sont soumis à des obligations de confidentialité. Les modalités applicables sont également précisées dans les Conditions Générales de Vente et, lorsque la situation le nécessite, un accord de confidentialité spécifique peut être conclu.
À consulter : Conditions Générales de Vente.
Le tarif dépend de la nature de la prestation, de son périmètre, du volume à traiter et, selon les missions, de leur durée ou de leur complexité.
Certaines prestations disposent d’un tarif ou de plusieurs niveaux d’accompagnement publiés sur le site. Les projets qui nécessitent un périmètre spécifique font l’objet d’un devis sur mesure.
La durée dépend de la prestation choisie.
Certaines missions sont ponctuelles, tandis que d’autres s’inscrivent dans un accompagnement régulier ou dans une campagne définie sur une période déterminée.
Le devis précise le périmètre, la durée et les modalités applicables avant le démarrage de la collaboration.
Les modalités dépendent de la prestation.
Les prestations mensuelles ou récurrentes sont généralement facturées à terme échu. Certains forfaits sont réglés par prélèvement SEPA, tandis que d’autres prestations peuvent être réglées par virement bancaire.
Le devis précise systématiquement les modalités de facturation, l’échéance et le mode de règlement applicables à la mission concernée.
Optim Office prend connaissance de votre demande afin d’identifier la prestation concernée et les informations nécessaires à son traitement.
Lorsqu’un devis nécessite une analyse du besoin, un échange préalable peut être proposé afin de préciser le contexte, les objectifs et le périmètre de la mission. Une proposition est ensuite préparée à partir des éléments recueillis.