Secrétaire indépendante à Toulon – Optim Office, votre partenaire administratif externalisé

Vous êtes dirigeant à Toulon et vos journées sont trop souvent absorbées par la gestion administrative ?
Comme beaucoup d’entrepreneurs et responsables associatifs varois, vous cherchez une alternative souple et économique au recrutement d’une assistante à plein temps.

Avec Optim Office, vous bénéficiez d’un secrétariat externalisé basé à Toulon : une secrétaire indépendante qui prend en charge vos tâches administratives, commerciales et digitales, à distance ou ponctuellement sur site. Que votre activité soit installée au centre-ville, au Mourillon ou sur les hauteurs du mont Faron, nous vous aidons à gagner du temps et de la sérénité pour vous concentrer sur l’essentiel.

Pourquoi choisir un secrétariat externalisé à Toulon ?

Depuis plus de 15 ans, nous aidons les  entreprises,  les professions libérales et les associations à gagner en performance opérationnelle grâce à nos prestations de secrétariat à distance et d’assistance virtuelle sur mesure, réalisées à distance et ponctuellement sur site.

De nombreuses entreprises varoises se tournent vers un secrétariat externalisé pour trois raisons principales :

• réduction des coûts : pas de recrutement, pas de charges salariales, pas de formation à prévoir.

• flexibilité : prestations ponctuelles ou régulières selon vos besoins.

• expertise immédiate : des compétences opérationnelles disponibles dès le premier jour.

Que ce soit pour répondre à un pic d’activité, gérer des besoins récurrents de support ou prendre en charge des projets spécifiques, Optim Office vous accompagne avec une approche adaptée et professionnelle.

Nos prestations de secrétariat externalisé à Toulon

Nous mettons à disposition de nos clients un large panel de compétences.

Secrétariat administratif 

• Gestion d’agenda, organisation de réunions, déplacements et événements

• Suivi des échéances, préparation de dossiers, gestion de projets

• Classement et archivage électronique

Rédaction et mise en forme de documents

• Courriers, PV de réunions, rapports

• Création de présentations PowerPoint

• Mise en page de documents 

Accompagnement commercial et facturation

• Élaboration de tableaux de bord et reportings

• Gestion de la facturation clients

• Prospection commerciale et prise de rendez-vous qualifiés

Communication digitale 

• Production de contenu  web (site, blog, newsletter) et diffusion de contenu sur vos réseaux sociaux.

Des résultats concrets pour nos clients toulonnais

En 2024, une TPE basée à Toulon nous a confié la gestion de ses tâches administratives et commerciales. Après seulement six mois de collaboration avec notre équipe, les résultats étaient clairs :

• Trésorerie assainie : les impayés ont été réduits de 80 %, grâce à un suivi systématique des factures et des relances clients.

• Croissance commerciale : les commerciaux se sont consacrés davantage à la négociation et la signature de nouveaux contrats.

• Visibilité en ligne : un calendrier de communication régulier a permis d’augmenter de 40 % les demandes de devis via le site.

• Sérénité retrouvée : les urgences administratives ont disparu, libérant plusieurs heures par semaine pour la stratégie et le développement.

Vous vous interrogez encore sur le fonctionnement du secrétariat externalisé ? Consultez notre FAQ pour trouver toutes les réponses

Prêt à alléger votre quotidien administratif à Toulon ?

Vous souhaitez gagner en efficacité sans alourdir vos charges fixes ? Confiez vos tâches administratives à Optim Office, votre secrétariat indépendant à Toulon.