Chiffre d’affaires en forte baisse, production à l’arrêt, chômage partiel, difficultés de trésorerie… face à la pandémie du COVID-19, nombre d’entreprises voient leur activité en péril. Et une question se pose chez les dirigeants de TPE et PME de savoir comment retrouver rapidement un niveau d’activité satisfaisant.
Dans le contexte, il s’agit d’être très pragmatique et d’activer les leviers qui vont avoir un impact rapide sur la trésorerie. L’externalisation administrative constitue un de ceux-ci. En effet, le choix de transformer des coûts fixes en coûts variables et d’acquérir une plus grande flexibilité opérationnelle justifie, pour la majorité des professionnels, le recours à l’externalisation.
L’impact de la gestion des tâches administratives sur la productivité des petites et moyennes entreprises
L’administratif impacte considérablement les petites et moyennes entreprises, aussi bien en termes d’effectifs dédiés aux tâches administratives que de gestions des coûts associés (équipements, fournitures…), le tout impactant directement leur productivité.
Avant la crise sanitaire, les patrons de TPE et PME passaient en moyenne deux jours par mois à traiter de questions administratives.
Par ailleurs, les conclusions de l’étude menée en 2017 pour le compte de l’entreprise SAGE auprès de plus de 3 000 PME dans 11 pays révèlaient qu’en moyenne 142 jours de travail étaient consacrés à la gestion administrative par an en France dans les PME. Un tiers des entreprises déclarait que l’administratif freinait leur développement commercial.
Gagner en productivité en réduisant le temps consacré aux activités administratives
Economique, sociale, organisationnelle, la pandémie du Covid-19 ébranle toutes les couches structurelles de la société. Pour les entreprises, la crise appelle à faire preuve d’adaptabilité et revoir leur organisation en conséquence. Dans les organisations de plus en plus réticulaires, savoir collaborer et coopérer à distance devient clé.
Le collaboration à distance avec une assistante virtuelle
Chez Optim Office, nous sommes spécialisés depuis 2010 dans l’externalisation administrative à distance et ponctuellement sur site.
Notre offre de services répond aux besoins des dirigeants d’entreprises et d’associations qui cherchent à externaliser des tâches de manière flexible, sans embaucher. Elle vise à leur apporter un renfort et par là même leur permettre de libérer du temps pour se concentrer sur leur fonction stratégique.
Notre différence ? En plus des prestations administratives classiques (secrétariat, administration des ventes, administration des achats, gestion administrative de projet, rédaction de comptes rendus de réunion, retranscription audio, etc), nous accompagnons nos clients dans leur prospection commerciale en leur apportant, des rendez-vous avec des décideurs ciblés intéressés par leur offre.
Avant la pandémie, le télétravail n’était pas encore passé dans le fonctionnement habituel des entreprises. La crise a ceci de bon que les mentalités vont changer. Chacun voit désormais en quoi cela fait sens pour une TPE, une PME ou une association de recourir aux services d’une assistante de gestion ou d’un office-manager à distance en mai 2020.
En permettant aux dirigeants de TPE et PME de gagner en efficience opérationnelle, de bénéficier de nouveaux talents sans les contraintes liées à l’embauche, nous sommes à leur côté, sans peser une charge lourde sur leur entreprise en reconstruction.
