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Externalisation administrative : les services de secrétariat pour les associations

 

La France compte près d’un million et demi d’associations animées par plus de 16 millions de bénévoles.   24 % des structures associatives s’investissent dans le domaine du sport,  23 % dans celui de la culture et des spectacles et 21 % des loisirs.

Maillon essentiel au bon fonctionnement d’une association, le secrétariat prend notamment en charge le traitement du courrier (arrivée – départ),  l’établissement des convocations aux assemblées générales ordinaires ou extraordinaires, la préparation des conseils d’administration,  la rédaction des comptes-rendus des délibérations,  la tenue des différents registres et des archives ou encore la gestion des adhésions.

Moins de 160 000 associations employaient en 2017 des employés. Si les bénévoles restent une ressource indispensable au développement des activités d’une structure associative, l’externalisation, aussi appelée outsourcing, vers un prestataire externe spécialisé constitue la solution pertinente pour lui donner un nouvel élan.

Services de secrétariat externalisés pour les associations en France


Les tâches de secrétariat forment des prestations facilement externalisables. Chez Optim Office, par exemple, nous nous occupons, à distance et ponctuellement sur site, de la saisie de données. Nous collectons et traitons les informations pour produire pour l’association des documents prêts à l’emploi. Ainsi, la rédaction et l’envoi des convocations aux assemblées générales ou les comptes-rendus de réunion ou de conseil d’administration ne sont plus un problème. Idem pour  tenue et la mise à jour régulière de vos fichiers et bases de données. 

Pour une association, l’externalisation du secrétariat offre de nombreux avantages. Aucun cout fixe (mobilier, matériel informatique, locaux), une assistante qualifiée (nous vous garantissons des professionnels). Nous nous adaptons à votre organisation. Vous gagnez du temps et êtes plus disponibles pour d’autres tâches, toutes aussi importantes.

Prêt à optimiser le secrétariat de votre association en 2020 en externalisant un certain nombre de travaux ? Contactez Optim Office pour savoir comment nous pouvons vous aider !

 

 

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