Bien que le travail à distance remonte à plusieurs décennies en France, son adoption à grande échelle est relativement récente, à la faveur de l’essor d’Internet et des technologies du numérique (années 1990-2000). Le concept a encore gagné en popularité du fait de la pandémie du COVID-19.
De nombreuses tâches peuvent être réalisées à distance sans compromettre la qualité du travail. Les entrepreneurs, les coachs, les consultants et les associations qui externalisent des prestations à des assistantes virtuelles (AV) le savent depuis longtemps.
Toutefois, les assistantes virtuelles sont encore parfois associées à des « secrétaires à distance », alors que leur rôle et leurs services se sont considérablement étoffés au cours des 15 dernières années pour s’étendre aux services de support commercial, marketing digital, de rédaction et création de contenu et gestion de projets.
I – Marketing digital
Le recours à une assistante virtuelle spécialisée dans le marketing digital est judicieux pour les TPE, les associations et les entrepreneurs individuels confrontés aux problématiques suivantes :
- leur présence sur le web est embryonnaire et leurs interventions sporadiques.
- leur site sur Internet ne génère pas de leads.
- ils n’ont pas temps de se faire connaître en ligne en rédigeant et publiant du contenu.
- ils ne créent pas de newsletters pour promouvoir leurs produits et services.
Les assistantes virtuelles spécialisées dans le web marketing leur apporte un renfort immédiatement opérationnel dans certains domaines, tels que :
- la gestion des réseaux sociaux (animation, modération, création de visuels)
- le marketing par article (rédaction de contenu pour un site web ou un blog) ou par email (installation, mise en forme et envoi de newsletters),
- la gestion des campagnes publicitaires en ligne,
- la gestion de projet :
- création de planifications, incluant le calendrier, les process, les ressources (RH, outils)
- installation et maintenance d’un outil de gestion de projet en ligne
- délégation de tâches du projet aux membres de l’équipe
- établissement de points de situation avec les intervenants
- suivi de l’activité au travers l’établissement et le suivi de tableaux de bord
- gestion du budget.
II- Assistance commerciale
Les TPE et les PME peuvent avantageusement tirer partie des services d’une AV dans leur stratégie de développement commerciale pour répondre aux problématiques suivantes :
- conquérir de nouveaux clients
- mettre à jour les bases de contacts
- répondre à des requêtes spécifiques formulées par les clients ou des prospects
- assurer l’administration des ventes (facturation clients)
- gérer des projets comme l’animation d’une équipe dédiée à la prise de rendez-vous qualifiés.
III – Gestion immobilière
Certains assistantes virtuelles choisissent de prester, à raison de quelques jours par mois, après d’agences immobilières en accompagnant le gestionnaire dans le suivi quotidien d’un portefeuille. Dans ce cadre, elles prennent en charge tâches de support, telles que la préparation des assemblées générales, l’envoi des convocations, la mise à jour des registres de procès-verbaux ou encore le suivi de l’état d’avancement de chaque dossier).
Elles peuvent également réaliser des missions liées à la gestion locative d’un bien et participer aux opérations courantes de la gestion d’une copropriété.
IV -Evénementiel
Les missions dans ce cadre portent sur la planification, l’organisation et la gestion d’événements tels que des Assemblées générales, des séminaires, des ateliers, des conférences.
Une assistante virtuelle saura dans ce cadre :
- faire des recherches et des réservations de lieux
- assurer la coordination avec les fournisseurs
- créer un retro-planning
- assurer la gestion des invités, envoyer les invitations, enregistrer les réponses et répondre aux questions
- promouvoir l’événément par des techniques de marketing digital
- créer du contenu et du matériel promotionnel
- organiser les déplacements et les hébergements
- assurer le suivi post-événement.
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Bras droit des dirigeants, les assistantes virtuelles interviennent sur un large spectre de prestations, parfois dans plusieurs langues, qui ne se limitent pas au secrétariat et à la gestion administratives. Quels que soient les besoins auxquelles elles répondent, elles ont ceci en commun de disposer d’excellentes compétences organisationnelles, se montrer autonome dans la réalisation des travaux qui leur sont confiés, et posséder de solides aptitudes en communication orale et écrite.
Avant d’ intégrer une AV dans leur stratégie opérationnelle, les structures associatives comme les petites et moyennes entreprises se doivent d’identifier clairement les tâches qu’elles souhaitent déléguer ainsi que les compétences requises pour les accomplir. Comprendre les besoins les aideront à affiner leur recherche et dénicher la bonne candidate.
L’avenir des assistantes virtuelles est prometteur, et leur rôle continuera d’évoluer à mesure que la technologie progresse et les besoins changent.
