Comment recruter une assistante virtuelle dans le Var (et partout ailleurs)

Vous cherchez une assistante virtuelle (AV) fiable à Toulon (Var) pour vous aider dans certains travaux mais ne savez pas par où commencer?

Ne vous inquiétez pas, nous sommes là pour vous conseiller !

Depuis plus de 15 ans, Optim Office propose une externalisation ciblée dans trois domaines clé :  administratif, commercial et digital.  Notre équipe composée d’assistantes virtuelles accompagne des dirigeants d’entreprises, d’associations et indépendants à se recentrer sur leurs priorités et booster leur développement commercial et digital. 

Dans ce contexte, nous sommes bien placés pour livrer la recette — simple mais redoutablement efficace — pour réussir votre collaboration avec un prestataire à qui vous avez confiez la réalisation de tâches de soutien à distance. Pas de baguette magique, mais des étapes claires pour dénicher la perle rare qui fera briller votre organisation. 

 

Assistante virtuelle : définition 

Une assistante virtuelle est un prestataire qui réalise à distance un ensemble de tâches de support ou technique pour ses clients, quelle que soit leur localisation géographique.  

• Administratif : gestion de projets,  rédaction et mise en forme de documents, secrétariat

• Commercial : administration des ventes, prospection, suivi des prospects, prise de rendez-vous qualifiés, gestion commerciale

• Digital : gestion de contenus, mise à jour de sites, veille et communication en ligne.

Grâce aux outils collaboratifs, elle peut intervenir partout en France et même pour des clients dans le monde entier, en fonction de sa spécialisation et de ses compétences linguistiques.

-> Découvrir nos prestations pour les associations dans le dernier article du blog sur le sujet 

-> Connaître nos services en matière de prise de rendez-vous qualifiés 

-> Recourir à nos prestations de transcription audio et rédaction de PV de réunions

-> Externaliser des tâches de secrétariat et assistance administrative.

Les avantages d’un partenariat avec une assistante virtuelle

Le recrutement  d’un prestataire externe apporte de nombreux avantages, au premier rang desquels  la flexibilité d’adapter votre main-d’œuvre à vos besoins. Si votre projet nécessite un soutien administratif, vous pouvez facilement engager un spécialiste pour la durée de celui-ci sur la base d’un simple contrat commercial. 

Par ailleurs, vous profitez de nouveaux talents. En effet, une assistante virtuelle expérimentée a développé un ensemble de compétences, de connaissances et savoir-faire. Elle a l’habitude de travailler avec plusieurs clients évoluant dans différents secteurs d’activité, ce qui lui permet de s’adapter, faire preuve de polyvalence et remplir les tâches externalisées de manière efficace et efficiente.

Enfin, le recrutement d’une AV vous permet d’accéder à des services immédiatement opérationnels, sans les coûts liés à l’embauche d’un salarié ou d’un intérimaire.

Qualités à rechercher chez une assistante virtuelle

Il est essentiel de déterminer certaines qualités qui vous permettront de vous assurer que l’assistante virtuelle répondra à votre besoin. 

D’où qu’elle travaille, votre AV doit posséder d’excellentes compétences organisationnelles. Son rôle est de veiller au bon déroulement des opérations dont vous lui avez confié la réalisation. De ce fait, elle doit  avoir le sens du détail, savoir hiérarchiser les tâches et gérer son temps de manière efficace.
De plus, elle doit posséder de bonnes compétences en matière de communication. En effet, elle doit  être capable de communiquer clairement et efficacement, tant à l’oral qu’à l’écrit, et interagir avec des clients et d’autres parties prenantes en votre nom.
Enfin, elle doit être en mesure d’accomplir des tâches sans supervision constante. Ce niveau d’autonomie est particulièrement important pour le travail à distance.

Déterminer vos besoins et vos exigences spécifiques

Avant de formuler une demande de devis auprès d’une prestataire proposant des services d’assistanat virtuel, il s’agit  de définir vos besoins et vos exigences spécifiques.

Quelles sont les tâches pour lesquelles vous sollicitez de l’aide ? Recherchez-vous une personne avec une expérience dans un secteur particulier ?

Comprendre vos besoins vous aidera à affiner votre recherche et  trouver la bonne candidate.

Etablissez ensuite un cahier des charges qui détaillera les tâches que vous souhaitez externaliser, le volume de travail induit, les compétences et les qualifications spécifiques recherchées, les canaux de communication que vous souhaitez utiliser dans votre collaboration, la disponibilité et les délais de réponse.   

Avoir une idée claire de ce dont vous avez besoin rendra le processus de recrutement plus efficace et augmentera la probabilité de trouver la candidate « idéale ».

Evaluer les services des AV 

Commencez par examiner leur portfolio et les informations transmises par le prestataire que vous avez sollicité dans le cadre d’une demande de devis.

Recherchez l’expérience, les compétences et les qualifications qui correspondent à vos exigences.
Pensez à demander des références. Cela vous donnera des indications précieuses sur leur éthique de travail, leur fiabilité et leur capacité à respecter les délais. En outre, vous pouvez leur demander de procéder à un test pour mieux évaluer les compétences et l’aptitude dans des domaines spécifiques.

Vérifiez aussi que votre budget soit en adéquation avec l’offre que vous envisagez de retenir.  

Au cours du processus d’évaluation, il est également important de tenir compte de l’adéquation culturelle du candidat avec votre entreprise. Organisez un premier  entretien pour évaluer sa personnalité, son style de communication et son professionnalisme. Cela vous aidera à déterminer si elle sera en mesure de bien travailler avec votre équipe et de s’aligner sur les valeurs de votre entreprise.

Intégrer l’assistante virtuelle  à votre équipe

Une fois le contrat signé, il est temps d’intégrer votre prestataire dans votre équipe. Donnez-lui l’accès nécessaire aux outils, systèmes et ressources dont elle aura besoin pour accomplir ses tâches. Présentez-lui les membres clés de l’équipe et les parties prenantes afin de faciliter une collaboration efficace.
Communiquez régulièrement avec elle pour vous assurer qu’elle s’adapte bien à son rôle et pour répondre à toute difficulté ou préoccupation qu’elle pourrait avoir. Fournissez un retour d’information et des conseils pour les aider à améliorer leurs performances et à s’aligner sur les objectifs de votre entreprise.

Le recours aux services d’une assistante virtuelle vous aidera à gagner en flexibilité et en productivité.
Commencez votre recherche dès aujourd’hui et profitez des avantages qu’offre l’embauche d’une assistante virtuelle dans le Var (et partout ailleurs).