Un entrepreneur individuel qui avait sollicité Optim Office pour la mise à jour de sa base de contacts enregistrée dans un fichier Excel nous pose la question de savoir comment réaliser une recherche multi-critères à partir de ce fichier, en particulier pour identifier parmi ses contacts ceux basés au Royaume-Uni dont la fonction est directeur adjoint.
La recherche multi-critères est un exercice simple et rapide qui peut être réalisé avec le tableur de Microsoft en activant la fonction «FILTRE ».
La recherche multi-critères en quelques clics
En premier lieu, ouvrez le tableau Excel sur lequel sont enregistrés vos contacts. Puis, sélectionnez la ligne des titres du tableau, où sont consignées les informations suivantes : Nom – Prénom – Entreprise – Fonction – Email – Téléphone…)
Ensuite, cliquez sur l’onglet DONNEES (cf. image ci-dessous) et, dans le groupe « Trier et filtrer« , repérez l’entonnoir renversé, qui est le filtre.
Cliquez alors sur le bouton Filtrer. Vous verrez alors apparaître des flèches pointant vers le bas en vis-à-vis sur des champ des titres, comme sur l’image ci-dessous.
Cliquer sur la flèche accolé à la Fonction comme sur l’image ci-dessus.
Dans notre exemple, il s’agit d’identifier les contacts basés au Royaume Uni dont la fonction est directeur adjoint.
Après avoir cliqué sur la flèche en vis-à-vis du titre Fonction, sélectionnez, dans la liste qui s’affiche, « directeur adjoint » et cliquez sur OK.
Puis passez au titre Pays et procédez de la même façon que pour le titre Fonction.
Excel affichera alors la liste des contacts correspondant à votre recherche multi-critères.
