Optim Office reçoit  chaque semaine des candidatures émanant d’assistantes (salariées ou indépendantes) proposant des services dans les domaines de compétences  qui sont les nôtres, et nous les en remercions vivement.

Rédigé à leur attention, cet article a pour but de contextualiser et préciser nos besoins et nos attentes en matière de secrétariat et de gestion administrative et commerciale.

Les besoins d’Optim Office en matière de télésecrétariat et soutien administratif et commercial

Le contexte de réalisation des travaux 

Les clients d’Optim Office sont majoritairement des entreprises et des associations qui souhaitent externaliser la réalisation d’un ensemble défini de travaux de support. Nous collaborons ainsi avec certains d’entre eux depuis plus de 5 ans.

Nos besoins portent essentiellement sur les prestations suivantes exécutées à plus de 90 % à distance via les outils du télétravail.

• administration des ventes et des achats (FR+UK)
• secrétariat de direction bilingue anglais
• retranscription écrite d’enregistrement audio et video (FR+UK)
• assistance commerciale (FR+ UK)

Quelques illustrations des travaux externalisés par nos clients

• la filiale française d’un groupe international nous confie depuis 2012 l’administration des achats d’un de ses services comprenant :
  • la mise en forme et l’envoi des contrats de sous-traitance,
  • la formulation de demandes d’achat,
  • la relation avec les fournisseurs dans le cadre des passations de commandes.

• une PME délègue depuis 2010  des travaux secrétariat (organisation d’événements ponctuels) et depuis 2012 la prise de rendez-vous commerciaux

• une association (fédération nationale)  externalise depuis 2014 la rédaction des comptes rendus de réunions (internes et externes) et son secrétariat

• des entrepreneurs individuels (coachs & consultants) demandent de prendre en charge l’administration des ventes incluant notamment la réalisation des prestations suivantes :
  • l’établissement et l’envoi des factures Vente
  • le suivi des paiements et leur enregistrement
  • l’interface avec leur comptable.

• nous savons aussi satisfaire des besoins  de retranscription audio (FR+UK).

Les prestations de support & secrétariat recherchées

Vous l’avez compris, nos besoins sont spécifiques et requièrent une expertise qui ne l’est pas moins.

• Gestion administrative  (ex : administration des achats, traitement des appels d’offre, archivage électronique, actions de formation, etc)
• Retranscription écrite d’enregistrement audio (FR + UK)
• Réunions et comités d’entreprises : prise de notes en séance + rédaction du compte rendu (FR+UK)
• Assistance commerciale : administration des ventes, prospection commerciale, prise de rdv commerciaux (FR – UK))
• Télésecrétariat : mise en forme de tous types de documents, saisie de données,etc. (FR – UK)

 

De la nécessité d’être spécifique  

L’expertise

Lorsque vous déposez une candidature,  pensez à décrire précisément  les missions qui vous passionnent et dans lesquelles vous souhaitez vous investir.  Encore une fois Optim Office recherche  des spécialistes autonomes et immédiatement opérationnels pour satisfaire des besoins de soutien administratif et commercial essentiellement réalisés via les outils du télétravail.

Etes-vous un expert dans la mise en forme de présentations Powerpoint, de la gestion de projets, de la rédaction de comptes rendus,  de l’administration des ventes, de la prospection commerciale… ?

Spécifiez votre expertise en l’étayant par des exemples concrets de projets que vous avez menés et dont vous êtes fier, de solutions que vous avez proposées qui ont été mises en oeuvre, de réalisations, de succès, etc.

Les motivations

Le deuxième point sur lequel il me semble important d’insister, et qui n’est pas moins important que le premier, concerne l’expression des motivations qui sont les vôtres à l’égard de la société auprès de laquelle vous postulez.  On voit en effet encore passer des candidatures « standardisées » dans lesquelles la personne ne semble manifester que peu d’intérêt pour l’entreprise au sein de laquelle elle souhaite travailler.  Il semble pourtant fondamentale de faire apparaître clairement  l’intérêt que vous avez à rejoindre une structure plutôt qu’une autre et, au regard de votre expertise,   la valeur ajoutée que vous souhaitez apporter.