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6 tâches à assigner à un office-manager freelance pour accroître votre productivité

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Vous saturez. Votre emploi du temps devient trop lourd. Celui de vos collaborateurs n’est pas plus léger. Il est temps de penser à déléguer. Pour autant, vous ne souhaitez pas vous engager en recrutant un nouveau salarié. Et si vous faisiez appel à un office-manager freelance, autrement dit une personne de confiance qui sera à la fois votre assistant(e) de direction et votre responsable administratif ?

Cette personne travaillera à la tâche, à la mission ou en forfait de temps partagé. Votre office-manager freelance viendra alléger votre charge de travail. Il aura en charge le bon fonctionnement de votre équipe et la bonne coordination de tous les services. Bien sûr, votre office manager gérera
principalement des missions administratives, de ressources humaines ou logistiques. Il gérera vos rendez-vous commerciaux et votre emploi du temps, réservera vos hôtels, organisera vos déplacements.

Votre office-manager étant à son compte, vous n’aurez pas de frais fixes liés à un contrat de travail. Son coût sera considéré sur le plan comptable comme un achat et non comme charges de personnel. Il sera immédiatement opérationnel, autonome et performant.

Vous êtes décidé ? Qu’allez-vous pouvoir lui confier comme
mission, concrètement ?

La gestion des achats

L’impact de la gestion administrative sur la productivité des petites et moyennes entreprises en France est considérable. C’est vous, à l’heure actuelle, qui devez gérer les commandes de fournitures permettant le bon fonctionnement de votre entreprise. C’est pourtant une tâche chronophage que vous pouvez déléguer très facilement. Votre prestataire pourra demander les devis pour vous, consulter les prix, remplir les bons de commande, gérer les stocks… Imaginez le gain de temps.

La gestion de la relations fournisseurs

Une chaudière en panne, une ampoule à changer, un contrat à passer avec l’agence d’entretien des locaux, la désinfection des bureaux… Autant de petits désagréments qui viennent mettre des grains de sable dans les rouages de votre organisation. Votre office manager freelance centralisera les demandes et pourra gérer vos relations avec vos fournisseurs.

La gestion de la facturation clients

L’administration des ventes et le suivi de facturation jouent un rôle essentiel dans votre entreprise. Il en va de la relation avec vos clients et aussi et surtout de la santé de votre trésorerie. Un office manager freelance assurera l’établissement des factures et leur envoi,  le suivi et l’enregistrement des paiements,  ainsi que la relance des impayés.

La gestion des notes de frais

A chaque nouvelle période, c’est la même punition. Vous courez après les tickets et factures de vos collaborateurs. Il faut les relancer sans cesse pour avoir leur fiche de frais et quand, enfin, ils vous les transmettent, ils vous harcèlent pour leur remboursement. Votre office manager pourra tout à fait s’acquitter de cette tâche chronophage pour vous et envoyer des notes de frais impeccable au
service comptabilité.

La recherche de nouveaux locaux

Votre entreprise a grossi et vos bureaux deviennent petits. Vous souhaitez déménager mais cette nécessité s’ajoute à toutes votre travail quotidien et vos journées ne sont pas extensibles. Votre office manager freelance n’aura besoin d’être briefé qu’une seule et unique fois pour comprendre votre besoin. Ensuite, il sera vos yeux et vos oreilles auprès des agences immobilières. Vous n’aurez qu’à finaliser le contrat de bail ou l’achat de votre nouvel espace de travail.

La préparation des déplacements et des visites

Votre statut vous engage à vous déplacer régulièrement. En plus de gérer vos rendez-vous, vous devez penser à réserver vos billets de train et d’avion, vos hôtels, vos restaurants… Votre office-manager freelance pourra, non seulement gérer toutes ces détails mais il s’assurera également que vos rendez-vous sont bien confirmés et que le déroulé de la journée est bien huilé.

En conclusion, votre office-manager freelance est plus qu’un assistant pour vous. Il est un gestionnaire de projet qui vous permettra de libérer du temps pour les projets qui vous tiennent à coeur, gagner en flexibilité et en productivité et bénéficier de nouveaux talents sans les coûts et contraintes liés à l’embauche d’un salarié.

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