Parmi les questions qui nous sont posées dans le cadre d’un projet d’externalisation de prise de rendez-vous qualifiés, on retrouve fréquemment celle de savoir le temps qui nous est nécessaire pour être opérationnels.
Dès lors que les formalités contractuelles et commerciales sont réglées, la campagne de prospection peut être lancée dans un délai de 2 jours ouvrés.
1- Formalités contractuelles
L’élaboration et la signature du contrat de prestations sont des formalités pouvant être accomplies dans des délais relativement courts.
En effet, lorsque vous prenez contact auprès d’Optim Office en vue du lancement d’une campagne de prospection commerciale, vous recevez, dans les heures qui suivent votre demande, un mail en vue de l’organisation d’un échange téléphonique.
Aussitôt après ce premier échange, qui vise à connaître vos besoins spécifiques et savoir si nous pouvons y répondre, un questionnaire vous est adressé. Au retour de ce document, nous pourrons générer un ciblage commercial puis établir un devis encadrant les prestations de prises de rdv qualifiés que nous proposons de réaliser en réponse à votre besoin.
Le délai d’accomplissement des formalités contractuelles est en partie subordonné au délai auquel le questionnaire est retourné complété. Plus vite ce questionnaire est rempli, plus vite nous sommes en capacité de vous transmettre une proposition commerciale incluant le plan de prospection. Dans l’hypothèse où ce questionnaire est retourné rapidement, dans un délai d’une journée, on peut alors estimer à 3 jours ouvrés le temps minimum nécessaire à la connaissance de votre besoin, l’élaboration du ciblage commercial, la préparation du devis et sa transmission pour signature.
2- Préparation des supports de la campagne
Le contrat signé, il s’agit désormais de rassembler les informations qui seront nécessaires dans le cadre de la réalisation de la mission (ciblage commercial, modèle-type de demande de rendez-vous, brochure, etc.).
Par ailleurs, il convient d’organiser le partage des agendas et le paramétrage de la messagerie (email) ainsi que de créer les dossiers partagés.
Ce travail peut nécessiter quelques jours (2-3).
3- Lancement des opérations de prospection
Les étapes 1 et 2 franchies, nous sommes désormais opérationnels pour vous transmettre chaque semaine, sur la base de votre ciblage commercial, des prospects pour sélection, pour formuler des demandes de rendez-vous et in fine programmer des rendez-vous avec des professionnels intéressés par votre offre.
Entre la première prise de contact et le lancement effectif de la campagne de prospection commerciale, il peut s’écouler entre 8 jours… et 2 mois, selon vos besoins. Certains nouveaux clients souhaitent en effet démarrer la collaboration le plus tôt possible tandis que d’autres nous contactent plusieurs semaines avant le lancement des opérations. Nos services sur-mesure s’adaptent à l’urgence de vos travaux !
