Quand externaliser des tâches de secrétariat et gestion administrative ?

Certains dirigeants ne parviennent pas toujours à se départir du rôle de « créateur – homme orchestre » et considèrent encore qu’ils peuvent tout faire eux-mêmes. Et même si c’est parfois vrai, cela ne signifie pas que chaque tâche mérite réellement leur temps et leur attention. 

Il est important de déléguer (sans pour autant renoncer au contrôle) pour :

• se concentrer pleinement à sa fonction stratégique,
• répondre plus rapidement aux imprévus et aux demandes des clients, 
• maximiser la performance opérationnelle,
• gagner en sérénité.

Quatre signes montrent que vous êtes prêt à externaliser vos tâches de secrétariat et de gestion administrative : 

1. Vous détenez une liste de tâches répétitives à gérer régulièrement

Répondez-vous chaque jour à vos e-mails pendant 90 minutes ? Notez-le. Passez-vous 30 minutes par semaine à réserver des hôtels ? Ajoutez-le à votre liste. 15 minutes à remplir des notes de frais ? Vous voyez le principe.
Vous seriez surpris de constater combien ces petites tâches grignotent votre temps hebdomadaire — et lesquelles reviennent le plus souvent.

2. Vous maîtrisez les processus que vous voulez déléguer

L’objectif est d’alléger votre charge de travail en déléguant des missions répétitives et bien cadrées, que vous réalisez régulièrement. Cela facilitera la montée en compétences de la personne à qui vous externalisez ces tâches.

3. Vous avez réalisé une analyse coûts-bénéfices

Vous avez sans doute entendu l’adage : « 20 % des tâches apportent 80 % de la valeur. »
Faites le point sur votre liste de tâches répétitives, calculez le temps que vous y consacrez chaque semaine, et évaluez combien de votre salaire est investi dans ces missions.
Cette réflexion vous aidera à décider si externaliser est rentable.

4. Vous disposez du budget nécessaire

Ne mettez pas votre trésorerie en danger. Externalisez uniquement lorsque vos revenus le permettent ou quand vous en avez vraiment besoin.

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Pour réussir cette collaboration, prenez le temps de bien choisir les tâches à confier et préparez un processus d’intégration clair. N’hésitez pas à communiquer vos attentes et instaurer une relation basée sur la confiance et l’échange.

Alors, prêt(e) à sauter le pas ? Si vous souhaitez des conseils pour bien démarrer ou un accompagnement personnalisé, contactez-nous — nous serions ravis de vous aider à structurer cette étape clé !