Dans un monde où l’information circule à une vitesse vertigineuse, les sollicitations s’accumulent et la charge mentale pèse lourd, la capacité à organiser efficacement son esprit devient une arme stratégique. C’est précisément ce que Daniel Levitin explore dans « L’Esprit Organisé« , un ouvrage qui éclaire les mécanismes de notre cerveau face à la surcharge cognitive.
Pour les dirigeants d’entreprises et d’associations, cette compréhension n’est pas un luxe, mais une nécessité pour gagner en performance opérationnelle et sérénité au quotidien.
Dans « L’Esprit Organisé », le neuroscientifique et psychologue Daniel Levitin, reconnu pour ses travaux sur la cognition, la mémoire et l’attention, explore comment notre cerveau gère l’information dans un monde saturé de données.
Le monde moderne nous bombarde d’informations au-delà de ce que nous pouvons gérer. Notre cerveau a évolué dans un monde de rareté, pas d’abondance.
Levitin invite à repenser l’organisation de notre environnement mental pour mieux fonctionner. Pour les dirigeants les et managers, l’application de ces principes eapparaît indispensable pour booster la performance opérationnelle de leur structure tout en réduisant la charge cognitive au quotidien
1.- Comprendre la surcharge cognitive
Notre cerveau dispose de ressources limitées pour traiter l’information. Face à un flux constant d’emails, de réunions, de tâches et décisions, la surcharge cognitive s’installe, qui engendre distractions, erreurs et baisse de productivité. Cette surcharge peut vite devenir un frein majeur.
L’attention est une ressource limitée, et ce à quoi nous choisissons de prêter attention façonne notre réalité.
2.-Les clés de l’organisation selon Levitin
L’auteur propose plusieurs stratégies pour mieux gérer notre attention et structurer notre travail :
- externaliser la mémoire : utiliser des outils et des supports pour libérer l’esprit des détails inutiles (agenda numérique, liste de tâches, archives dans un espace cloud partagé, déléguer à un prestataire la réalisation de certains travaux, etc.) ;
- hiérarchiser les tâches : identifier ce qui est urgent, important, ou accessoire pour mieux prioriser (utiliser la matrice d’Eisenhower, regrouper les tâches similaires pour éviter les interruptions, utiliser les outils digitaux pour assigner des degrés de priorités…) ;
- limiter le multitâche : le cerveau humain n’est pas conçu pour gérer plusieurs tâches complexes simultanément, cela réduit l’efficacité. Il existe plusieurs techniques pour réduire (exemple : bloquer des plages horaires dédiées sans interruptions pour un travail concentré) ;
Le multitâche est un mythe ; en réalité, nous changeons rapidement de tâche, ce qui réduit l’efficacité.
- créer des routines et des catégories : structurer les informations et les actions en catégories facilite leur gestion et réduit le stress mental (exemple : mettre en place une routine matinale (revue des emails, planification de la journée) pour démarrer avec clarté et sérénité.
L’auteur préconise d’organiser notre monde extérieur pour compenser les limites de notre monde intérieur.
3.- Application concrète chez Optim Office
Chez Optim Office, nous connaissons les défis de l’entrepreunariat et les challenges des dirigeants d’associations.
Nous savons que confier des travaux de support administratif, commercial ou digital à un prestataire externe peut susciter des doutes, parfois même un déficit de confiance. C’est une réalité que rencontrent souvent nos clients au premier contact, notamment lorsqu’ils ont vécu des expériences décevantes avec d’autres prestataires.
Qu’il s’agisse de missions de secrétariat, de gestion administrative ou de prise de rendez-vous qualifiés, ils arrivent parfois avec des a priori et une certaine méfiance. En outre, certaines associations régies par la loi de 1901 peuvent entretenir une perception érronée de l’externalisation.
Ce que nous proposons va bien au-delà de la simple exécution de tâches.
Notre équipe d’assistantes virtuelles, d’OBM, d’office-managers et de consultants sont est composée d’experts qui accompagnent chaque client avec rigueur, professionnalisme et une forte capacité d’adaptation.
Plus que de simples exécutants, nous créons de la valeur en structurant les processus, en anticipant les besoins, en conseillant nos clients sur leur organisation interne et en les accompagnant dans leur développement commercial, avec un suivi personnalisé à chaque étape.
La plupart de nos prestations sont proposées sous forme de forfaits semestriels ou annuels. Ce mode de collaboration pérenne garantit un engagement sur la durée, une meilleure compréhension des besoins spécifiques et une continuité dans la qualité du service.
Etablissement du diagnostic
Concrètement, notre intervention commence souvent par un diagnostic précis des opérations en place, pour identifier les points de blocage et les tâches chronophages.
Ensuite, nous mettons en place des solutions sur mesure, appuyées par des outils adaptés :
- mise en place d’un plan d’actions partagé pour suivre l’exécution des décisions prises en conseil d’administration, particulièrement utile pour les associations.
- partage d’un tableau synthétisant les actions de prospection, notamment pour la prise de rendez-vous qualifiés.
- établissement d’un calendrier digital, au cœur de la gestion de la visibilité digitale.
L’intégration du digital : un levier stratégique
Le digital n’est pas un simple accessoire dans notre offre ; il constitue un levier stratégique majeur pour optimiser la performance opérationnelle. En utilisant des outils collaboratifs, des tableaux de bord partagés et des calendriers numériques, nous facilitons la communication, la coordination et la visibilité des actions menées.
Cette approche digitale permet non seulement de gagner en réactivité, mais aussi d’assurer une transparence totale et un suivi rigoureux des opérations. Combinée à notre mode de travail en télétravail, elle renforce encore cette efficacité, tout en maîtrisant les coûts et en limitant les contraintes organisationnelles.
Nos clients retrouvent non seulement du temps, mais aussi une sérénité dans la gestion quotidienne de leur activité. Ils constatent une nette amélioration de la qualité du travail administratif, commercial et digital, ce qui leur permet de se recentrer pleinement sur leur cœur de métier.
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L’organisation mentale, loin d’être un simple concept abstrait, est un levier puissant pour transformer la performance opérationnelle. En s’inspirant des enseignements de Daniel Levitin, Optim Office offre bien plus qu’un simple service d’externalisation : c’est une véritable alliance pour libérer votre esprit, clarifier vos processus et simplifier votre quotidien professionnel.
Vous avez testé des méthodes d’organisation qui ont fonctionné ou au contraire déçu ? Partagez votre retour d’expérience, vos conseils ou questions sont les bienvenus. »« Vous avez testé des méthodes d’organisation qui ont fonctionné ou au contraire déçu ?
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