Le financement des associations régies par la loi de 1901 provient principalement des cotisations des membres, de subventions, de mécénat et parfois de revenus générés par des activités commerciales.
Ces associations doivent donc démontrer une gestion rigoureuse de leurs fonds pour :
- assurer la pérennité de leurs actions ;
- rendre compte, de manière transparente, à leurs donateurs, aux autorités fiscales et leurs membres.
Et lorsque des donateurs soutiennent une cause, ils souhaitent s’assurer que chaque euro investi est utilisé de manière optimale !
Chez Optim Office, nous avons constaté, à travers notre expérience de plus de quinze an au services des associations et autres organisations régies par la loi de 1901 (fédérations, conseils nationaux professionnels…), la valeur ajoutée apportée par un chargé de mission externe auprès de telles structures.
Car il ne faut pas sous-estimer la charge de travail à laquelle les membres du bureau d’une association doivent répondre. Le recours, sur la base d’un contrat commercial, à un prestataire externe change souvent la donne.
Optim Office intervient auprès des présidents ou des secrétaires d’association pour alléger leurs tâches administratives, optimiser leur fonctionnement tout en améliorant leur communication interne et externe.
Nos domaines d’intervention
Organisation – Gestion administrative
- Préparation des conseils d’administrations, rédaction des PV de réunions, suivi des actions
- Traitement des demandes d’adhésions
- Traitement du courrier « Départ » et du courrier « Arrivée »
- Mise à jour de l’annuaire
- Archivage électronique des documents
- Gestion des factures achats
- Rédaction de courriers
- Etablissement ou rationalisation de processus de fonctionnement
- Relations avec les fournisseurs, demandes de devis
- Constitution du dossier Post-AG à destination de la préfecture
Marketing digital
- Mise en forme et envoi de newsletters
- Recherche et rédaction et mise en forme de contenus
- Etablissement et suivi du calendrier éditorial
Commercial
- Qualification de fichiers,
- Recherche de nouveaux adhérents
Evénementiel & Communication
- Préparation des assemblées générales, des séminaires et autres manifestations
- Mise en forme et envois de communiqué de presse
- Gestion d’un compte de messagerie
- Elaboration de supports
- Suivi des demandes formulées par les institutionnels.
Chaque association est unique dans son mode de fonctionnement propre et les besoins en externalisation. C’est la raison pour laquelle nos services se caractérisent par une grande flexibilité. Nous nous adaptons au rythme de nos clients en proposant des prestations sur mesure et sans contrainte (pas de droit d’entrée, ni de droit de sortie. Un devis encadre la collaboration).
Au sujet d’Optim Office
Depuis 2010, Optim Office (www.optimoffice.fr) aide les président et les bureaux d’associations à gagner en productivité et en flexibilité en mettant à leur disposition les services d’une chargée de missions expérimentée.
Siège social
Le siège social d’Optim Office se trouve à Toulon (Var) mais nous intervenons à distance et ponctuellement sur site auprès des associations sur tout le territoire national.
Sylvie Guiziou, fondatrice d’Optim Office :
Large expérience dans l’accompagnement des dirigeants dans le public et le privé
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Profil Linkedin ici
Email : contact@optimoffice.fr – Tel : 09 51 91 39 01
