Les associations loi 1901 reposent sur des financements variés : cotisations, subventions, mécénat ou encore revenus liés à leurs activités. Quel que soit leur mode de financement, elles partagent un même défi : démontrer une gestion rigoureuse et transparente, pour assurer la pérennité de leurs actions et rendre des comptes à leurs donateurs, à leurs membres et aux autorités.
Depuis 2010, Optim Office accompagne des associations de toutes tailles et de tous secteurs. En tant que secrétariat externalisée, nous apportons un soutien concret aux présidents et aux bureaux d’associations, afin de les libérer des contraintes administratives et de renforcer leur efficacité.
Pour externaliser la gestion administrative d’une association?
La charge de travail à laquelle les membres du bureau doivent répondre est souvent sous-estimée : convocations, assemblées générales, gestion des adhésions, communication interne et externe… La liste est longue.
Confier certaines de ces tâches à un prestataire administratif externe, sur la base d’un contrat commercial, change la donne :
- gain de temps pour les élus et bénévoles.
- expertise immédiate sans recrutement ni formation.
- souplesse avec des prestations sur mesure, ponctuelles ou régulières.
Nos domaines d’intervention auprès des associations
Organisation & gestion administrative
La gestion quotidienne d’une association exige une rigueur administrative constante.
Optim Office accompagne les bureaux dans toutes les étapes : préparation des conseils d’administration, rédaction des procès-verbaux et suivi des actions décidées.
Nous assurons également le traitement des adhésions, du courrier entrant et sortant, ainsi que la mise à jour régulière de l’annuaire.
Pour garantir une organisation sans faille, nous prenons en charge l’archivage électronique des documents, la gestion des factures fournisseurs et la rédaction de courriers.
Notre intervention permet aussi de rationaliser les processus de fonctionnement, de gérer les relations avec les prestataires et de constituer les dossiers post-assemblée générale à transmettre à la préfecture.
Un accompagnement complet qui allège considérablement la charge administrative des dirigeants associatifs.
Marketing digital & communication
La communication est un enjeu essentiel pour la vie associative, tant pour fidéliser les adhérents que pour valoriser les actions menées.
Optim Office accompagne les associations dans la conception et l’envoi de newsletters professionnelles, conçues pour informer et mobiliser efficacement les membres.
Nous réalisons également la recherche, la rédaction et la mise en forme de contenus adaptés à vos publics, qu’il s’agisse d’articles, de supports internes ou de communications externes.
Enfin, nous établissons et suivons un calendrier éditorial afin de garantir une diffusion régulière et cohérente de vos messages, renforçant ainsi votre visibilité et votre impact.
Événementiel & relations institutionnelles
- Préparation des assemblées générales, des séminaires et autres manifestations
- Mise en forme et envois de communiqué de presse
- Gestion d’un compte de messagerie
- Elaboration de supports
- Suivi des demandes formulées par les institutionnels.
Chaque association est unique dans son mode de fonctionnement propre et les besoins en externalisation. C’est la raison pour laquelle nos services se caractérisent par une grande flexibilité. Nous nous adaptons au rythme de nos clients en proposant des prestations sur mesure et sans contrainte (pas de droit d’entrée, ni de droit de sortie. Un devis encadre la collaboration).
Vous vous demandez comment fonctionne concrètement l’externalisation pour une association ? Consultez notre FAQ pour en savoir plus.
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